Dynamics 365 Portal

Dynamics 365 Portal

Wilt u onze blog delen?

Share on facebook
Share on linkedin

Wist u dat u een eigen klantensupport, lead generatie en community portal kunt toevoegen aan uw Dynamics 365 omgeving? Daarmee krijgt u de mogelijkheid uw CRM systeem uit te breiden op het Internet. U komt via de Dynamics 365 Portal rechtstreeks in contact met uw klanten en prospects, waarbij feedback rechtstreeks in uw CRM omgeving wordt opgeslagen

U heeft geen nieuwe hardware nodig, geen nieuwe beveiligingscertificaten en geen complexe implementaties. Dynamics 365 Portals is een aanvulling op uw bestaande Dynamics 365 omgeving. Gehost in een veilig data center en volledig te beheren vanuit uw Dynamics applicatie. Interactie met uw community wordt zo wel heel eenvoudig.

Geen nieuwe implementatie of servers. Waarschijnlijk heeft u al een website. Koppelingen van websites naar achterliggende systemen zijn vaak wel mogelijk maar moeten worden ontwikkeld of geprogrammeerd. Met Dynamics 365 Portals kunt u de portal pagina’s die u wilt integreren op uw website eenvoudig in uw website opnemen. Het beheren van uw marketing campagnes, lead opvolging, kanten support wordt zo een zaak van het beheren van uw CRM applicatie.

Customer support gemakkelijk gemaakt

Erik is verantwoordelijk voor de afdeling klantensupport. Zijn zorg is de beschikbaarheid van support medewerkers. Zij zijn druk met telefonisch support. Veel vragen zijn relatief eenvoudig maar het kost wel steeds tijd.

Nu Dynamics 365 wordt gebruikt voor het ondersteunen van het support proces hebben zijn medewerkers gelukkig snel toegang tot vraag & antwoord, kennisbank en frequently asked questions overzichten. Dat helpt als klanten bellen.

Dat was vroeger wel anders.
Toen nog een losse applicatie werd gebruikt om support vragen te registreren.
Het was bijvoorbeeld een drama om de betaalde support uren volledig te factureren omdat er geen aansluiting bestond tussen uren volgens urenstaten en uren volgens de support applicatie. Het was dus maar de vraag welke de juiste was.

Gelukkig is de administratieve kant nu eenvoudiger geworden. Ook Sales en Marketing maken dankbaar gebruik van de Customer Support informatie door slim in te spelen en nieuwe behoeften bij klanten te signaleren.

We vragen ons wel eens af…….hoe hebben we dat eigenlijk voor het gebruik van Dynamics kunnen managen toen we nog losse systemen hadden voor CRM, Marketing en Support?

vraagteken

Maar ondanks de vooruitgang…. is het nog steeds druk op de support afdeling.
Het zou mooi zijn als we een klant rechtstreeks via het web inzage kunnen geven in zijn eigen support vragen en de FAQ’s daar al direct met hen kunnen delen.
Dat scheelt veel tijd die we besteden aan vragen die nu telefonisch beantwoord moeten worden.

Telefoontjes die tijd kosten en waarvoor dus support medewerkers nodig zijn.
Als we de huidige teamleden nu eens beter zouden kunnen inzetten voor de complexere support vragen in plaats van de makkelijkste?
Dat zou veel tijd schelen en dus kosten.
Misschien moeten we toch eens kijken naar die Portals voor Dynamics 365…

Dynamics 365 Portal

Herkent u de situatie die ik hierboven schets? 

  • Uw support medewerkers zijn belangrijk voor de tevredenheid van uw klanten. Klantloyaliteit is vooral het gevolg hoe klanten de communicatie met u ervaren na een koop of overeenkomst. En dan is over het algemeen niet meer sales of marketing, zelfs niet de project consultant als u een dienstverlener bent, maar de support medewerker het eerste aanspreekpunt. De tijd van uw support medewerkers loopt echter vol met de eenvoudiger zaken waardoor ze aan de complexere niet meer toekomen.

  • Heeft u ook last van veel e-mail? Veel vragen en antwoorden op vragen die uw mailbox vullen. Ik ken niemand die in zijn functieomschrijving heeft staan: “Mail wegwerken” en toch besteden we er veel tijd aan. Soms uren per dag……….

  • Heeft u ook moeite om inzichtelijk te krijgen welke support vragen de meeste aandacht opeisen?

  • Ziet u ook de voordelen van directer communiceren en het delen van informatie met uw mogelijke klanten via uw CRM systeem in plaats van weer diverse koppelingen met andere applicaties of websites te moeten bouwen waarbij gegevens dubbel worden opgeslagen?

Dynamics 365 Portals is een mooie aanvulling op uw CRM/Marketing/Support applicatie. U kunt al uw CRM modules via Portals op het Internet gebruiken zonder dat daarvoor maatwerk of nieuwe applicaties nodig zijn.

Wat is een Portal.

Een portal is een webpagina die uit diverse bronnen geselecteerde informatie biedt en of toegang geeft tot verschillende informatiebronnen en/of services (apps). – bron: Wikipedia.

Een Dynamics 365 Portal biedt dus geselecteerde informatie uit verschillende modules en/of geeft toegang tot verschillende functies uit uw Dynamics 365 omgeving.

dynamics 365 portal

Ik wil hieronder een aantal mogelijkheden van Portals toelichten. Deze gaan over het gebruik van Portals voor Marketing, Verkoop en Support. Maar u kunt ook projecten of field service bijvoorbeeld via een Dynamics 365 Portal benaderen.



Het voordeel hiervan is dat u kunt samenwerken met externe relaties (uw klanten of partners waarmee u in een project werkt) zonder dat deze toegang tot uw CRM of Projecten applicatie moeten hebben. Via Portals kunt u toegang geven tot precies die delen die zij nodig hebben zonder daarvoor aanvullende licenties te moeten betalen!

Voorbeelden van de mogelijkheden van Dynamics 365 Portal

  • U gebruikt “Leads” in Dynamics 365. Potentiele klanten. Natuurlijk heeft u de mogelijkheid om via de Dynamics 365 for Phone app nieuwe leads eenvoudig in te voeren. Met Portals zou u bijvoorbeeld ook op een website mensen kunnen laten aanmelden waardoor “automatisch” een lead wordt toegevoegd.
  • U heeft een marketing campagne opgezet voor een nieuw product dat u samen met een partner in de markt zet. Het beschikbaar maken van de marketing campagne via een portal voor uw partner maakt het mogelijk dat u samen kunt werken en alle interactie via de portal in uw Dynamics systeem is opgeslagen.
  • U werkt met een telefonische klantenondersteuning. Door de kennisartikelen die in uw Dynamics systeem wordt bijgehouden op een portal beschikbaar te maken kunnen uw klanten daar direct kennis van nemen. Dat verhoogt klanttevredenheid.

Waaruit bestaat een Dynamics 365 Portal

Op hoofdlijnen is de portal in te verdelen in 2 gebieden. De website en de Portal inhoud. Het website gedeelte bevat een content management systeem waarmee u webpagina’s kunt toevoegen, onderhouden, bewerken, afbeeldingen kunt toevoegen en stijl en opmaak kunt beheren. Kortom, dat wat u van een web content management systeem mag verwachten. Het is dus inderdaad mogelijk uw hele website in Dynamics 365 Portal te maken!

De portal inhoud bestaat uit een aantal componenten, pagina’s, widgets en entiteiten die u via de portal wilt gebruiken. Deze worden volledig beheerd vanuit uw Dynamics applicatie.
Opnieuw een aantal voorbeelden ter verduidelijking:

  • Componenten: Blogs / Forum
    De portal biedt de mogelijkheid om pagina’s toe te voegen specifiek voor Blogs / discussies.

  • Componenten: Kennisartikelen
    De portal toont de kennisartikelen die u in Dynamics heeft vastgelegd en goedgekeurd op de portal. U kunt daarbij aangegeven of dit voor publiek toegankelijk moet zijn of voor geregistreerde gebruikers. Een geregistreerde gebruiker is altijd een contactpersoon in uw CRM applicatie. Ook als iemand zich via de portal registreert, wordt automatisch een contactpersoon aangemaakt. In Dynamics kunt u daar door middel van bijvoorbeeld workflows verdere opvolging aan geven.

  • Widgets: Liken van Pagina’s, Polls
    U kunt de interactie met uw publiek vergroten door bijvoorbeeld mensen de mogelijkheid te bieden een pagina of artikel te “liken” of via een peiling vraag en antwoord vast te leggen en verdere informatie te verzamelen.

Entiteiten
Dit is misschien wel de belangrijkste toegevoegde waarde van portals. Om de kracht hiervan te begrijpen moet ik eerst uitleggen van een entiteit is. Dynamics 365 slaat alle data op in een database. Als gebruiker ziet u een formulier waar u gegevens in kunt invullen of kunt ophalen, activiteiten kunt aanmaken, etc. Elk van die gegevens is vastgelegd in een tabel in de database. Dit worden entiteiten genoemd. Entiteiten staan in relaties tot elkaar. Vergelijk een tabel maar met een Excel werkblad. Door de relaties kunt u in de applicatie navigeren en in combinatie met de software worden de gegevens gepresenteerd en wordt de verzameling tabellen een applicatie.

Zo goed als elke tabel is via een portal op het web beschikbaar te maken. Dus bijvoorbeeld de entiteit “Lead” of “Contactpersoon”, “Bedrijf”, “Support case”, “Taak”, “Telefoongesprek”, “Marketinglijst”, “Verkoopkans”, “Project”, “Factuur”, etc.

Omdat Dynamics heel flexibel en uitbreidbaar is kan het goed zijn dat bij de implementatie nieuwe entiteiten aan uw applicatie zijn toegevoegd. Ook deze “custom” entiteiten kunt u via de portal beschikbaar maken. U heeft dus de mogelijkheid uw hele bedrijfsapplicatie te “delen” met externe relaties. Maar wel vanuit uw beheer / controle. Dus alleen die delen die van belang zijn en alleen die rechten die nodig zijn. U bent in controle over uw systeem!

De portal kan nog verder gaan. Zoals we in eerdere blogs al hebben aangegeven is integratie een van de sterke punten van Dynamics 365. Een portal kan dus integreren met bijvoorbeeld SharePoint voor documenten opslag en beheer en met Power BI voor management informatie en dashboards die u wilt delen met uw relaties (bijvoorbeeld een status dashboard support aanvragen met uw klanten). Het is ook mogelijk de portal webpagina’s te integreren in uw website door ze in een frame op te nemen. U maakt dan van uw website  een uitbreiding op uw bedrijfsapplicatie!

Tot slot

Een aantal voorbeelden waar portals voor ingezet worden:

  • Content management
  • Kennis management
  • Klanten ondersteuning
  • Lidmaatschap
  • Customer self-service
  • Channel management met partners

De mogelijkheden zijn echter vrijwel onbeperkt. Dynamics 365 Portals is naar onze mening een goede en efficiënte uitbreiding voor bedrijven die hun CRM systeem interactief willen maken en via het Internet met hun relaties willen communiceren. Wij hebben een stappenplan beschikbaar voor het in gebruik nemen van een Dynamics 365 portal.

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!