Dynamics 365 met workflows

workflow Resolit

Uw organistatie kan een workflow inzetten voor stappen die moeten worden genomen in een bepaald proces. Je gebruikt een workflow om dit soort processen te automatiseren. In Microsoft Dynamics 365 vindt u standaard workflows maar u kunt ze natuurlijk ook op maat voor uw organisatie bouwen.

Als het gesprek over een proces of de inrichting daarvan in Dynamics bij een klant op gang is gekomen is het een kwestie van tijd voordat vragen worden gesteld:

  • kan dat ook automatisch?
  • Kan ik hier een reminder van instellen
  • Kan ik die gebruiker op de hoogte stellen van een wijziging?
  • Kan ik gegevens overnemen tussen processtappen? Enzovoort!

Het antwoord op bovenstaande vragen is eenvoudig:

Alleen uw eigen creatieve denken is de beperking.

Denk bij een workflow aan processtappen.
De workflow is de volgorde waarin de stappen worden uitgevoerd. Met standaard workflows kunt u in dit proces steeds een stap vooruit of achteruit.

Maakt u bijvoorbeeld een workflow bij een contact persoon, dan kunt u in de workflow beschikken over de gegevens van het account (een stap achteruit) waar de contactpersoon aan gekoppeld is en de gegevens van activiteiten die aan de contact persoon gekoppeld zijn (een stap vooruit) maar niet over de activiteiten die aan het account zijn gekoppeld. 

Natuurlijk zijn er technische beperkingen aan wat wel/ niet mogelijk is met workflows. Hiervoor kunnen we een stukje maatwerk inzetten. 

Dat leggen we in een latere blog uit. 

workflow programmeren

Het merendeel van de workflows is echter eenvoudig en u hoeft er niet voor te kunnen programmeren.

Eenvoudige voorbeelden van workflows

  • Een automatische bedank e-mail sturen na een gewonnen verkoopkans.
  • Het automatisch aanmaken van een taak voor een collega als u een contactpersoon invult waarvan de gegevens nog niet volledig zijn zodat deze opgevolgd kunnen worden.
  • Of het versturen van een reminder als een taak langer dan een aantal dagen open staat.

Al deze stappen kunnen eenvoudig in Dynamics worden aangemaakt. 

Een paar aandachtspunten:

  • Zorg dat u uw wijzigingen op de standaard Dynamics omgeving bij elkaar houdt in een “solution” (menu Instellingen>>Oplossingen). Dit maakt het makkelijker om aanpassingen over te zetten naar nieuwe CRM omgevingen bijvoorbeeld bij toekomstige updates.
  • Als u Office 365 gebruikt, worden taken die door workflows zijn aangemaakt ook zichtbaar in Outlook. Om taken die in Outlook zijn aangemaakt in CRM zichtbaar te krijgen moet u wel de synchronisatie instellingen nalopen.
  • Denk goed na of de workflow voor iedereen in de organisatie geldig is of per gebruiker. Moet de workflow real time starten of mag dat ook na een paar minuten (maximaal).
  • Wanneer moet de taak worden uitgevoerd? Als een nieuw contactpersoon wordt aangemaakt of als specifieke velden worden gewijzigd?

In uw workflows kunt u nieuwe workflows starten, als-dan voorwaarden opnemen en afhankelijkheden inbouwen. De workflows stappen kunnen gebruik maken van eerdere stappen in het proces maar worden dan snel complexer.
Als u taken automatiseert in uw verkoopproces gaat u merken dat u steeds meer voordelen uit uw CRM applicatie haalt.

Werk wordt u uit handen genomen. De mogelijkheden zijn zo groot dat het belangrijk is om klein te beginnen. Probeer niet alles vooraf te bedenken, maar begin met iets eenvoudigs. Gaandeweg groeit uw ervaring en inzicht waardoor meer en complexere workflows steeds meer toegevoegde waarde gaan leveren.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Heeft u vragen over het inrichten van uw workflows?

Daar kunnen we u heel goed bij helpen 

Vul het contactformulier in en wij nemen vrijblijvend contact met u op.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!