Fileleed en hoe dat te vermijden

Fileleed en hoe het te vermijden

  • Maandagochtend vertrek: 07.30. Verwachte reistijd 1 uur. Werkelijke reistijd 1 uur 40 minuten. 😠
  • Dinsdagochtend vertrek: 07.30 uur. Verwachte reistijd 1,5 uur. Werkelijke reistijd 2 uur. 😠
  • Dinsdagmiddag weer een ongeluk. Werkelijke reistijd + 30 minuten. 😠
  • Woensdag, gelukkig iets beter. 🙂
  • Donderdag. Weer file. 🙄
  • Vrijdagochtend heerlijk rustig. 😄
  • Vrijdagmiddag: op tijd of laat weg, de vrijdagmiddag is altijd druk. 

Herkenbaar?
In Nederland staan we jaarlijks meer dan 10 miljoen minuten in de file.
Dat is ruim 6900 dagen, oftewel meer dan 19 jaar!
De schade wordt jaarlijks geschat op ruim 1,3 miljard euro.

Waarom is het toch dat we allemaal iedere dag weer aansluiten. Er zijn natuurlijk veel situaties te bedenken waarin het moeilijk is om fileleed te vermijden. In veel gevallen is fysieke aanwezigheid op de werkplek noodzakelijk. Maar in veel, heel veel gevallen niet.

Vraagt u zich wel eens af? Had ik hiervoor ECHT op locatie moeten zijn? Had ik met de juiste middelen dit fileleed echt niet kunnen vermijden?

Er wordt al heel lang gesproken over “het nieuwe werken” maar in de praktijk lijkt dat niet altijd te lukken. 
Hoe komt dat dan?  

Volgens “Het Nieuwe Werken blog”  is de term in 2005 ontstaan in een email van Bill Gates van Microsoft. 
http://hetnieuwewerkenblog.nl/het-nieuwe-werken-waar-komt-de-term-vandaan/
Echt nieuw kunnen we dat in 2019 dus niet meer noemen.

Wat we willen is het werk door laten gaan zonder dat we ons daar fysiek voor moeten verplaatsen van huis naar werkplek. Althans niet op tijden dat de filedruk het grootst is.

Laten we dan eens kijken naar noodzakelijkheden en de mogelijkheden die we hebben om het nieuwe werken beter toe te passen en fileleed tegen te gaan:

Toegang tot documenten en applicaties

Om ons werk uit te kunnen voeren moeten we toegang hebben tot onze werkomgeving. Een digitale werkomgeving helpt want als alles op papier staat is het moeilijk om daar op afstand bij te komen. Zie wat dat betreft onze vorige blog over digitale transformatie. Digitaal toegang krijgen tot documenten en applicaties is niet zo moeilijk meer.

documenten

Binnen Microsoft Office 365 is dit bijvoorbeeld eenvoudig te realiseren met OneDrive for Business, SharePoint en Teams. Documenten zijn centraal opgeslagen en vanaf iedere plek veilig toegankelijk. We kunnen met collega’s samenwerken aan dezelfde documenten en versies worden netjes bewaard. Hierdoor kunnen we documenten delen in plaats van rond mailen. Wel zo prettig. Minder opslag van documenten, snellere toegang, iedereen dezelfde werkelijkheid.

Toegang tot collega’s

We doen ons werk zelden alleen. Of we nu wel of niet in vergadering zitten. We besteden volgens diverse bronnen al snel een kwart van onze tijd aan vergaderingen.

Vorig jaar verscheen dit boek over “zakelijk tekenen” om een vergadering te versnellen.
Rachel Levi
Zakelijk tekenen

Maar dat terzijde 😉

Ook als we niet in vergadering zijn is snel overleg of korte afstemming met collega’s belangrijk. Microsoft Teams biedt hier een uitkomst via chat, of video bellen of gewoon bellen. De documenten waarover even overlegd moet worden kunnen worden gedeeld.
Snel en efficiënt.
Een normale internet verbinding (bijvoorbeeld via mobiele telefoon) biedt al een prima kwaliteit beeld en geluid.

Toegang tot communicatie middelen

Omdat we in ons werk vaak in contact staan met klanten of leveranciers of andere partijen kan het ook belangrijk zijn om te beschikken over de communicatiemiddelen van kantoor. Gelukkig zijn er veel mogelijkheden om Microsoft Teams te koppelen aan de telefooncentrale. En veel telefooncentrales hebben al een mobiele app waarmee een gebruiker kan inloggen “alsof hij op kantoor is”.

Voor elk van de toepassingen zijn er dus al veel middelen beschikbaar. Daarvoor zijn over het algemeen geen grote investeringen nodig. Teams en SharePoint zijn bijvoorbeeld onderdeel van office 365. Er is geen aanvullende licentie nodig.
Dat kost u dus niets!

Natuurlijk kan digitaal werken het menselijke contact niet vervangen. Het blijft belangrijk om regelmatig met collega’s samen te werken. In hetzelfde gebouw of kantoor. Daar zit ook een sociaal aspect aan. Ik wil ook niet suggereren dat altijd op afstand gewerkt kan worden. Ik wil wel aangeven dat het een uitkomst is op momenten van drukte. Want in de file staan heeft geen sociaal aspect. In de file staan leidt niet tot samen met collega’s werken.

Als het eenvoudig en snel is om elkaar fysiek op te zoeken zeker doen…………………

maar als het stress en drukte betekent door lange reistijden, hoge kosten door vertraging vragen we ons bij Resolit wel af waar je mee bezig bent. Je kunt je volgens ons beter afvragen of naar kantoor rijden echt brengt wat je graag zou willen. Of dat juist digitaal samenwerken met beeld en geluid misschien op die momenten meer sociaal contact opleveren en effectiever is.

het nieuwe werken

De kosten zijn laag, de voordelen groot. Ik zie een nieuwe kans: 10% minder files in 2019. Wat zou ons dat besparen in tijd en geld?

Resolit Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!