Offertes maken in Dynamics 365

Offertes maken in Dynamics 365

Offertes maken kan op vele manieren. Soms zijn offertes niet veel meer dan een snelle prijsopgave van producten die onze klanten vaker kopen, soms is het meer een voorstel dat we uitbrengen naar een klant voor een bepaalde aanpak of werkzaamheden. Hoe dan ook, de offerte is een belangrijk document. Voor nieuwe klanten is het een eerste indruk van de kwaliteit van onze organisatie, voor bestaande klanten zijn het afspraken, waar een verplichting uit ontstaat. Als we aantallen, prijzen en levertijden in een offerte opnemen verwacht een klant bij akkoord ook dat we ons daaraan houden. Reden genoeg om eens te kijken hoe we offertes goed kunnen beheren. 

Het opstellen van een offerte

Het maken van offertes blijkt in de praktijk een weerbarstig proces. Vooral om een uniforme aanpak en uitstraling op offertes te realiseren en zo snel mogelijk een goede en juiste offerte uit te brengen die u business oplevert. 

Slimme offerte software voor het in 1 keer vastleggen van gegevens

Een paar dingen wil ik toelichten.
Dit blijkt steeds weer van groot belang te zijn

Offertes moeten juist en volledig zijn, ze moeten er professioneel uitzien en we willen een zo efficiënt mogelijke manier van werken. Dus zo min mogelijk dubbele invoer van gegevens. 

Efficiënt

Om te beginnen bij het laatste. Het uitbrengen van een offerte is een stap in het verkoopproces. Soms de eerste stap, soms zijn er al een paar stappen geweest.

In Dynamics bijvoorbeeld zouden we het volgende verkoopproces kunnen gebruiken: 

Verkoopproces Dynamics 365

U gebruikt een bepaalde verkoop methodiek die uit een aantal stappen bestaat. In dit voorbeeld zijn die stappen: 

  • Kwalificeren van een lead (Qualify) 
  • Ontwikkelen van de verkoopkans (Develop) 
  • Uitbrengen voorstel (Propose) 
  • Werkelijk sluiten van de deal (Close) 

In een dergelijke situatie is het waarschijnlijk dat in de fase “ontwikkelen van de verkoopkans” producten en diensten worden gekoppeld aan de verkoopkans waar de mogelijke klant interesse in heeft. Als we dan bij het offertestadium uitkomen, moeten we niet opnieuw die producten en diensten koppelen. Efficiënt wil zeggen dat die regels dan beschikbaar zijn.

Over producten en diensten gesproken, die zijn waarschijnlijk ook al ergens vastgelegd. Bijvoorbeeld in een product catalogus,  waarbij ook prijslijsten en/of kortingslijsten van toepassing zijn.productcatalogus Bij het uitbrengen van een offerte moet rekening gehouden worden met al die gegevens om een voorstel efficiënt uit te brengen.
In Dynamics 365 bestaat de mogelijkheid om al deze gegevens toe te voegen. Om uit te leggen hoe flexibel het inrichten en beheren van uw producten en diensten in Dynamics 365 is hieronder een video over het inrichten van een productcatalogus.

Een derde punt hierbij is dat er zo min mogelijk handwerk nodig moet zijn. Dus het maken van een offerte zou met “een druk op de knop” geregeld moeten zijn, al dan niet direct gemaild. Schematisch kunnen we het bovenstaande als volgt weergeven:

offertes maken in dynamics 365

Voor de leesbaarheid is het schema vereenvoudigd weergegeven. Het offerte document dat we versturen (op papier of via e-mail) is idealiter het (geautomatiseerde) resultaat van de gegevens die (eenmalig) ingevuld zijn in het verkoopproces. En dat brengt me ook bij het volgende punt: juist en volledig.

Juist en volledig, uw offerte geautomatiseerd uit uw verkoopsysteem

Als een offerte geautomatiseerd uit uw verkoopsysteem moet komen, is het zaak dat alle gegevens ook daar aanwezig zijn. Het schema dat ik hierboven heb geschetst wordt dan snel complexer, want dat betekent ook de naam en adresgegevens van de klant of prospect, de aanhef (geachte heer of geachte mevrouw), de betalingsvoorwaarden, de leveringsvoorwaarden enz. Ook als u artikel kenmerken gebruikt zoals kleuren of afmetingen wilt u deze op de offerte opnemen.

Microsoft Dynamics 365 add-on

De standaard Word document generator maakt het mogelijk om in uw offerte alle gegevens te koppelen. En waar de standaard document generator tekort schiet biedt een add-on als Documents Core Pack van onze partner MSCRM Add Ons uitkomst. De mogelijkheden zijn zeer uitgebreid. Een lange video uitleg (ruim 40 minuten) over het maken van professionele offerte templates met deze Dynamics 365 add-on vindt u hier:

Offerte sjablonen

Met deze hulpmiddelen kunt u offerte sjablonen maken die uit Dynamics 365 kunnen worden gegeneerd. Zo weet u zeker dat u altijd dezelfde gegevens op uw offerte heeft. Door in Dynamics de controlestappen op te nemen of te automatiseren door middel van bedrijfsregels en workflows weet u zeker dat uw offertes altijd voldoen aan de voor u belangrijke kwaliteitseisen. Een voorbeeld van bedrijfsregels en workflows in dit verband is controleren of betalingsvoorwaarden wel zijn ingevuld.

Professioneel

Tot slot professioneel. Naar mijn mening moet automatisering erop gericht zijn om het werk makkelijker te maken. Het is een hulpmiddel en het moet leiden tot verbetering anders kunnen we het beter achterwege laten. En dus moet een offerte zo strak mogelijk uit een verkoop systeem komen. Het moet er gelikt uitzien.

De standaard Word document generator in Dynamics geeft u mogelijkheden om alle data die in Dynamics is vastgelegd in het sjabloon op te nemen. Het document dat wordt gegenereerd is een Word document. 

Niets meer en minder. Dat betekent dat u uw layout en opmaak aan de offerte kunt toevoegen. Uw huisstijl. Dat is belangrijk voor de herkenbaarheid. Uw klanten verwachten een constante kwaliteit van u. En u mag dat van uw verkoopsysteem verwachten.

Voorbeeld Offerte

voorbeeld offerte dynamics 365

Om offertes echt mooi te maken vind ik de Document Core Pack add on onmisbaar. Dan wordt het mogelijk om ook afbeeldingen van producten in de offerte op te nemen die u misschien in de product catalogus heeft toegevoegd. Sorteringen en groeperingen in tabellen kunnen worden toegevoegd. Veel meer gegevens uit Dynamics worden beschikbaar om aan uw offerte toe te voegen. In de tijd dat ik nog werkzaam was als Register EDP-Auditor was het motto:
Ik vind dat hetzelfde geldt voor een professionele offerte. Het is een visitekaartje van uw onderneming. Een van de belangrijkste documenten die het vertrouwen bij uw klanten moeten oproepen om met u in zee te gaan. Een fraai, professioneel, juist en volledig document waaronder de handtekening kan worden gezet. 

Zonder goede offertes minder business. Met goed offertes een toename van uw business?

Zonder de juiste hulpmiddelen kan het maken, standaardiseren en opvolgen van offertes een vervelend en bewerkelijk proces zijn.Iets waar u moeilijk grip op heeft en dus ook moeilijk omzetverwachtingen op kan baseren. Juist door gebruik te maken van de mooie oplossingen die hiervoor beschikbaar zijn wordt de kwaliteit en voorspelbaarheid van uw offertes verhoogd.

Wilt u e.e.a. nog eens op een andere manier uitgelegd krijgen? Bekijk dan dit filmpje.

Maar u kunt ook contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder.

Resolit Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!