zakelijke e-mail

Zakelijke e-mail

Vandaag bloggen we over zakelijke e-mail. We gaan niet schrijven over hoe je een zakelijke e-mail moet opstellen want daar kun je genoeg over vinden op het internet.

Omdat we in dit artikel vaak spreken over “de klant” hebben we in die vorm voor “hij” gekozen. Op die plek mag u natuurlijk kiezen voor de vorm die bij u past.

Wat voegt zakelijke e-mail  toe aan de verbetering van uw klantrelatie.

Hoe je zakelijke e-mail aanpakt met slimme software.

Zakelijke e-mail: alles is communicatie

Communicatie, een manier waarop we een (al dan niet belangrijke) boodschap overbrengen.

Omdat we te maken hebben met een zender en ontvanger van een bericht kan er een heleboel misgaan.

In zakelijke communicatie die vaak via e-mail verloopt ook.
Reden temeer om te zorgen dat u een aantal zaken goed op orde heeft.

De techniek

Dat klinkt ingewikkeld en doet ons gelijk denken aan allerlei ingewikkelde software en javascript….
Gelukkig is het veel eenvoudiger. U kunt natuurlijk aan de slag met Outlook. Contactpersonen bijhouden, distributielijsten aanmaken en dat soort dingen.
Maar hoe houd je dat up-to-date? Als de een wijzigingen doorvoert kan de ander dat dan ook zien en……………..staat alles op dezelfde plek? vraagteken
Hoe maak je onderscheid tussen bestaande klanten en leads bijvoorbeeld en naar wie moet de informatie en naar wie niet?

In de tijd waarin het steeds belangrijker wordt om u te onderscheiden van uw concurrent is het mega belangrijk om uw klantgegevens op orde te hebben. Daarover schreven we al eerder in een blog. Dat komt namelijk uw klantrelatie enorm ten goede:

Het zal u daarom niet verbazen dat veel bedrijven al hebben gekozen voor een CRM systeem. (Customer Relationship Management) Gemakkelijk, in de Cloud natuurlijk waar uw data veilig wordt opgeslagen. 
De Cloud heeft overigens legio voordelen maar daarover in een ander blog meer.

In een CRM systeem worden gegevens en documenten van klanten op een centrale locatie bewaard. Zo kan iedereen die met die klant te maken heeft op de hoogte blijven van alle zaken rondom die klant. Dat was vooral het begin van CRM.

CRM is heden ten dage zoveel meer nog dat dat. Om een paar voorbeelden te noemen:

  • verkoop en lead management,
  • optimalisering van werkprocessen,
  • diverse analyse mogelijkheden die je inzicht geven in je klanten
  • projectmanagement en
  • klantenservice

Ik vraag me daarom af wat een modern bedrijf zou moeten zonder CRM.

post its

(Ehh excelletjes, post-its, losse notities, outlook, telefoon?)
Bedrijven zonder CRM-systeem proberen op de meest creatieve manieren hun contactgegevens bij te houden en te managen. 
Het is op deze manier kwetsbaar en er hoeft maar iets te gebeuren en je raakt iets kwijt en zit je met een probleem. 
(plaatje)

Waarom ik begin over CRM. 

Zoals gezegd in een CRM-systeem staan ook alle contact gegevens van die klant bij elkaar. Eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld een e-mail adres zijn zo aangepast. 
Het voordeel is dat die wijziging maar op 1 plek hoeft worden gedaan. Iedereen die toegang heeft tot die klant kan die gegevens aanpassen. Dat is prettig en gelijk voor iedereen beschikbaar.

Uw klantgegevens zijn daarmee altijd up-to date.

De klant dus altijd bereikbaar.

En wat heeft dat nu allemaal te maken met zakelijke mail

Naar onze mening is Dynamics 365 het beste CRM-systeem. Wij zijn bezig met onze kennisbank op onze website waarin we op zo breed mogelijke manier uitleggen waarom we dat vinden. 
1 van die voordelen is dat Dynamics 365 volledig geïntegreerd is met Office 365.  Dat betekent o.a. dat er rechtstreeks gemaild kan worden vanuit uw CRM omgeving.

Kijk! now we're talking!

Dat gaat u veel tijd besparen. We leggen verder uit wat we bedoelen.
Kijk, een zakelijke e-mail sturen naar 1 van uw contactpersonen is nog niet zo spannend. Het mooie is dat deze mail wel direct wordt toegevoegd aan het klantdossier. En ook de respons van de klant kan hier weer worden vastgelegd.

Dat is wel zo handig en u bent nooit meer iets kwijt

Want ook het zakelijke e-mail verkeer dat uw collega’s met deze klant hebben wordt in het dossier zichtbaar. 
Een kwestie van inlezen om volledig op de hoogte te zijn van alles wat deze klant betreft.

Het mooie van Dynamics 365 is dat u allerlei specificaties kunt toevoegen aan uw klant. Is het een lead of bestaande klant bijvoorbeeld, is hij actief of inactief….
Maar voor ons is nog iets anders interessant.

De inhoud van uw zakelijke-email

Belangrijk! Toestemming van uw klant

Weet hoe het zit met toestemming. Ik ga daar in deze blog niet verder op in maar u kunt onder bovenstaande button b.v. op de website van deze social media jurist veel informatie vinden.

De juiste zakelijke e-mail moet naar de juiste doelgroep verstuurd

De laatste tijd leren wij met ons eigen bedrijf steeds meer hoe belangrijk het is dat de juiste informatie op de juiste plek terecht komt. Maar dat niet alleen. Er is zoveel informatie beschikbaar dat de lezer zeer selectief is geworden in wat hij leest of wil lezen. Het is dus erg belangrijk welke informatie uw contact ontvangt en ook op welk tijdstip.

Onder de aandacht blijven. 

Voor u is het belangrijk dat een potentiële klant een werkelijke klant wordt. Daarbij is het van belang dat u uw mogelijke klant niet uit het oog verliest. En andersom natuurlijk. Maar hoe doe je dat. Door gericht de aandacht te trekken. Interessante zaken aan te bieden waar die betreffende klant op zit te wachten.

Kijk naar uw klant:
.

  • Welk product of dienst zoekt hij
  • Wat zoekt hij precies
  • Waarom zoekt hij
  • Wat zijn z’n frustraties
  • Waar zit hij mee
  • Biedt een oplossing aan!
  • Breng het via zakelijke e-mail onder de aandacht.
klantprofiel

Selecteer daarvoor in Dynamics 365 uw doelgroep. Maak een e-mail of email-sjabloon en verstuur!
Bestaande klanten idem dito. Informeer over:

  • updates
  • uitbreidingen
  • aanvullingen op een product
  • meer informatie
  • product gerelateerde zaken
  • projecten
  • offertes
  • wist u dat
  • nieuwsbrieven
  • blogs
U kunt zich natuurlijk iedere keer afvragen voor wie de mail geschikt is en vervolgens een selectie maken van contactpersonen naar wie u de mail dan verstuurt.

U kunt ook vooraf doelgroepen formuleren en aanmaken in Dynamics 365

Een simpel voorbeeld:
Daarvoor maakt u velden aan bijvoorbeeld op basis van interesse. Door hier een ja/nee veldje aan toe te voegen kunt u een selectie maken welke contactpersonen in de mailing worden meegenomen. 
U kunt nu heel gericht een mail (of mailsjabloon) gaan maken voor de betreffende doelgroep. 
Voor een uitgebreide toelichting verwijs ik u naar de website van Microsoft:

direct een e-mail verzenden vanuit uw CRM systeem
De mogelijkheid om direct uit uw CRM systeem een e-mail te versturen

De juiste mail bij de juiste doelgroep

De juiste mail komt op het juiste moment bij de juiste doelgroep. Je kunt het systeem ook opdracht geven om een mail te versturen op basis van bijvoorbeeld een klik op een formulier. 
Zo komt altijd de juiste reactie op een actie van de klant. Hij vraagt als het ware om nieuwe informatie. Een mooie en verantwoorde manier om onder de aandacht te blijven. Zonder opdringerig te zijn of klanten te overladen met allerlei informatie waar zie niet om hebben gevraagd.

Nieuwsbrief

Een digitale nieuwsbrief kan geoptimaliseerd worden voor een bepaalde doelgroep. Op deze manier kun je hem nog beter afstemmen op de interesse van de lezer.
Nieuwsbrieven die gaan over technische zaken van uw bedrijf of over de nieuwste trends, handige weetjes m.b.t. personeelszaken of de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van IT. De vrijheid is aan u. 

Tot slot

We kunnen ons voorstellen dat u denkt….tja duidelijk verhaal, zo moeilijk is het ook niet.
In het kort, een goede klantrelatie is gebaseerd op vertrouwen. Een klant wil graag begrepen worden, geholpen en voorzien van relevante informatie. Door te weten wat de klant echt bezighoud is een goed systeem nodig waarin alle gegevens bij elkaar verzameld worden vastgelegd. 
Vanuit dat systeem kunnen we de relatie met de klant onderhouden. Door te communiceren, bijvoorbeeld via zakelijke e-mail het liefst zoveel mogelijk op maat. Dat komt uw klant maar ook uw eigen bedrijf ten goede.

call to action testomgeving Dynamics 365

Nieuwsgierig naar wat Dynamics 365 voor u kan betekenen?

Meld u aan en wij zorgen voor een gratis testomgeving!

klik hier om u aan te melden

Resolit Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!