Dynamics 365-nieuw model van implementatie

Veel IT projecten mislukken daar is inmiddels veel over gezegd en geschreven, ook door ons. 
Ze blijven complex, onzeker en risicovol. Er zijn vele manieren bedacht en ontwikkeld om te proberen hier verandering in te brengen maar dit heeft nog steeds niet tot spectaculaire verbeteringen geleid.

Met ons nieuwe model voor implementatie van Dynamics 365 hebben wij een manier bedacht waarop de traditionele aanpak van IT projecten sterk vereenvoudigd kan worden.
Wij automatiseren namelijk een groot deel van de implementatie van bedrijffssoftware.

Dat betekent dat het project veel korter kan en mede daardoor minder kosten met zich meebrengt waardoor  bedrijven minder risico lopen.

Deel dit artikel op social media!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Implementatie van een softwareproject is een vak apart. Klanten zoeken naar kennis en ervaring op het gebied waar ze die zelf niet of beperkt hebben.
Zij zoeken naar mensen die kennis en ervaring hebben met:

  • de IT-infrastructuur waarin het pakket moet gaan functioneren
  • het softwarepakket in hun branche,
  • endaarmee kennis en ervaring met:
    – uw manier van werken,
    – uw wensen en behoeften,
    – de soft skills die nodig zijn om mensen vertrouwen te geven,
    – met weerstand om te gaan, enz

U begrijpt, dit alles valt of staat bij de persoon die door uw sofwarepartner wordt  ingezet op uw project ofwel diegene die er bij u over de vloer komt.

Bestel het gratis E-book

Bent u op zoek naar de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365?

Veel bedrijven lopen tegen de besperkingen van het huidige systeem aan of zijn op zoek naar vebetering en/of uitbreiding van de mogelijkheden.

En verder.
Bij iedere implementatie van software moeten stappen worden gezet om het proces in te richten. Eigenaardig is het allerminst dat veel van die stappen die in veel opzichten hetzelfde zijn toch iedere keer weer opnieuw worden genomen. Bij iedere implementatie worden ze herhaald.

Dat kan slimmer.
Wij stellen voor dat die stappen worden geautomatiseerd om zo sneller aan het werk te kunnen. Wij zetten daarvoor ons kennissysteem in dat ons helpt de automatisering te automatiseren.

Het is tijd voor een nieuwe kijk op implementatie van bedrijfssoftware pakketten.
Sterk vereenvoudigd.

Ik neem u mee in de diverse stappen van de inrichting van een verkoopproces en schets steeds de huidige praktijk ten opzichte van onze nieuwe aanpak.

Graag licht ik onze uitleg toe met een grappig voorbeeld.

Vergelijk het inrichten van uw proces met het bereiden van een gerecht.
Neem bijvoorbeeld de bereiding van Spaghetti. 
Het bestaat altijd uit de volgende onderdelen. U kiest verder hoe u er in detail vorm aan wilt geven.

Begrijpt u wat ik bedoel met deze vergelijking? 

Zo is het ook met de inrichting van bedrijfssoftware. De basis is in grote lijnen hetzelfde.
Wat betreft de details, wanneer we het kennissysteem maar groot genoeg maken zit uw detail er wel bij en kunnen we dus snel, heel snel het systeem inrichten.

Stap 1: Proces analyse:

De huidige praktijk:

Ieder bedrijf heeft een verkoopproces met daarin veelal dezelfde inhoud.
Ik ga al wat breed in wat onder een verkoopproces kan worden verstaan maar dat geeft niet. Op dit niveau heeft elk bedrijf wel in enige mate te maken met de volgende processen.

-relatiebeheer,
-met leads en prospects die informatie aanvragen,
-met verkoopkansen die uit die leads geconverteerd worden,
-met offerte aanvragen,
-met onderhandeling en prijsafspraken,
-verkooporders, uitlevering / realisatie,
-facturatie en
-debiteurenbewaking

Maar natuurlijk bent u uniek en niet precies hetzelfde als een ander bedrijf. Uw werkwijze wijkt af van andere bedrijven in uw sector of van bedrijven in andere sectoren.

Hoe u de processtappen precies uitvoert, welke informatie u daarbij vastlegt en produceert kan flink verschillen van bedrijf tot bedrijf. En zoals ze zeggen: The devil is in de details. Dus het is belangrijk deze details te analyseren.
Wat kan in het pakket, wat niet.

Het  nieuwe model van implementatie

Hetzelfde uitgangspunt.
Uw bedrijf kent een verkoopproces.  Net als vele andere bedrijven. U bent echter niet precies hetzelfde en uw werkwijze wijkt af van de werkwijze van andere bedrijven.
In de afgelopen jaren hebben we echter zo veel verkoopprocessen gezien en ingericht dat we een goed beeld hebben van hoe dat verkoopproces in elkaar zit.
Dit hebben we vastgelegd in een kennissysteem.

In het kennissysteem wordt uw verkoopproces namelijk ingedeeld een aantal “bekende”stappen zoals relatiebeheer, leads en prospects, verkoopkansen, offerte aanvragen, prijsafspraken, verkooporders, uitlevering/realisatie, facturatie, debiteuren bewaking.

We hebben vastgelegd hoe andere bedrijven werken.
En hebben deze processtappen verder in detail uitgewerkt.
Neem bijvoorbeeld een stap als verkoopkansen met een aantal details: 
-Welke dashboards worden gebruikt om inzicht te krijgen in verkoopkansen,
-welke statussen,
-welke checks worden uitgevoerd,
-worden bij een verkoopkans alleen productregels of ook diensten meegenomen, of ook abonnementen?
-Gaat het om de verkoop van projecten of van producten, van groente/ fruit (houdbaarheidsdatums!) of technische motoren (koppeling met tekenpakketten).

Ongetwijfeld zal uw werkwijze nog steeds op details afwijken van wat we al hebben vastgelegd. Maar we kennen uw branche en uw proces.
We kennen veel details die bij bedrijven zoals u van toepassing zijn.

De analyse is dus veranderd van een volledig begrijpen van uw bedrijf alsof het de eerste keer is naar een mapping van wat we al weten met uw praktijk.n

Stap 2: Analyse van uw proces vertalen naar inrichting van het systeem.

De huidige praktijk:

De kennis die uit de analyse is opgedaan wordt vertaald naar inrichting van uw systeem. Dat betekent dat het verkoopproces wordt ingericht zodat het proces zoals beschreven tijdens analyse (dus zoals u dat wilt) kan worden uitgevoerd.

-Velden worden aan de applicatie toegevoegd die kenmerkend zijn voor de informatie die u vastlegt,
-koppelingen worden gemaakt met andere gegevens die bij elkaar moeten worden getoond. -Rapporten worden gemaakt naar uw wensen en behoeften,
-nummerreeksen worden ingevuld voor verkooporders, offertes, facturen, etc.
-Inrichting voor reservering van voorraden bij een verkooporder worden aangepast en ga zo maar door.

Maatwerk rapporten of software worden toegevoegd, denk bijvoorbeeld aan het genereren van barcodes of het koppelen naar een logistiek systeem zoals van DHL of andere aanbieders. Informatie uitwisseling met een webshop, etc.

Het  nieuwe model van implementatie

Tijdens de analyse hebben we met u questionnaires (vragenlijsten) doorlopen waardoor helder is geworden welke processtappen en welke details u daarbij wilt gebruiken.

Omdat deze in het kennissysteem zijn vastgelegd, is in ons systeem ook bekend welke inrichting daarbij hoort.
Inrichting is aanpassen van software dus dat kan ook door software worden gedaan.
AUTOMATISEREN VAN AUTOMATISERING
We hoeven om het ingerichte systeem in werking te zetten alleen nog maar op de spreekwoordelijke knopte drukken, alleen dan letterlijk.

Publish”. Punt.

Stap 3: Maatwerk en aanpassingen op de inrichting

De huidige praktijk

In standaardpakketten moet wel eens wat worden aangepast om uw werkwijze te reflecteren. Kortom, maatwerk komt voor en is soms nodig.

Het vervelende is echter dat maatwerk meestal gedurende het project in beeld komt en dan dus vaak tot uitbreiding van scope, budget en doorlooptijd zorgt.
Het maatwerk wordt beschreven, akkoord bevonden, ontwikkeld, toegevoegd aan het standaard pakket, getest, fouten aangepast, opgeleverd en het project gaat weer verder.
Het verloopt niet precies zo lineair maar u snapt denk ik wel wat ik bedoel.

Maatwerk verhoogt dus de complexiteit van het project en daarmee de risico’s op “mislukken”. Het is ook regelmatig onvermijdelijk en het kost tijd en dus geld.


Het  nieuwe model van implementatie

Maatwerk kan bestaan uit aanpassingen op software die bij meerdere bedrijven toepasbaar is.
De functionaliteit in standaard Dynamics 365 is al ongelofelijk groot maar omdat bedrijfsprocessen steeds aan verandering onderhevig zijn en daarmee  ook uw werkwijze, zal een standaard pakket nooit 100% dekkend zijn.
Maatwerk komt dus voor maar we voegen al onze maatwerkoplossingen toe aan het kennissysteem zodat het herbruikbaar wordt.

Hoe zit dat met de kosten van maatwerk?

Wij vinden niet dat onze klanten hoeven te betalen voor de ontwikkeling van een stuk software dat vervolgens  veel vaker gebruikt kan worden. 

Zodra de aanpassing (het maatwerk) herbruikbaar wordt hoort het in het abonnements model te zitten.
Dat doen we dus ook en daarvoor worden geen extra kosten berekend. 

Stap 4: Valideren en testen van het systeem

De huidige praktijk

Uw processen zijn ingericht, er zijn (veel) uren besteed. Tijd om te controleren of het is wat u verwacht. Dat betekent dat wel expliciet moet worden vastgelegd wat getest moet worden en hoe. En natuurlijk wat de verwachte uitkomst is. Uw medewerkers moeten een basis training in het pakket hebben gehad om te weten hoe ze moeten testen. Consultants zijn aanwezig om de test activiteiten te begeleiden en eventuele fouten (en ze zijn er altijd!) weer aan te passen.

Als alle testbevindingen in beeld zijn worden vaak prioriteiten toegevoegd om te kunnen “schuiven in de tijd”. Wat kritisch is moet gebeuren, wat een lage prioriteit heeft kan misschien wel naar achteren (na live) worden geschoven. Wat kritisch is gaat vaak meer tijd kosten, dus we lopen risico ten aanzien van budget en doorlooptijd.

Het  nieuwe model van implementatie

We hebben uw proces ingericht op basis van componenten die al eerder zijn ontwikkeld en uitgevoerd.
Testen is niet nodig….. dat is namelijk al gedaan.
Schrik niet maar net zoals u tegenwoordig meestal niet meer test of debet en credit wel gelijk zijn bij een boekhoudpakket is dit ook  echt niet meer nodig.

Testen wordt dus meer een validatie.
Dat kost veel minder tijd en brengt veel minder risico’s met zich mee dan het huidige scenario.

Stap 5: Conversie / migratie en training

De huidige praktijk

De conversie wordt voorbereid en per tabel of groep van gegevens wordt een strategie bepaald. De vraag is of er handmatig of geautomatiseerd geconverteerd wordt.
Daarna wordt de “productie omgeving”  ingericht en uw gebruikers worden getraind. Die training gaat uit van de procesdocumentatie en inrichting. Werkinstructies worden opgesteld en meestal wordt een “train the trainer” principe gevolgd om uw team ervaren te krijgen in de nieuwe applicatie.

Het  nieuwe model van implementatie

Conversie van gegevens is nog steeds nodig. Uw wilt immers uw klanten en open orders / facturen, etc. in uw nieuwe systeem beschikbaar hebben op moment van ingebruikname.
We kennen de inrichting van het nieuwe pakket goed. Het bestaat immers  voor het leeuwendeel uit componenten die vooraf al waren ontwikkeld,. Daarom kennen we de “data mapping” van gegevens in het nieuwe pakket ook vrij goed.
Dat betekent dan ook dat we al tools hebben ontwikkeld om de gegevens in het nieuwe pakket te importeren.
Conversie blijft nodig maar kan eenvoudiger.

Wat training betreft.
Uw procesinrichting is uniek door de samenstelling van de verschillende software componenten die zijn gebruikt.
De verschillende software componenten zijn dat niet. Trainingsmateriaal voor die verschillende software componenten zijn dus al beschikbaar en kunnen worden hergebruikt net al de inrichtingscomponenten zelf.
Training wordt daarmee gestandaardiseerd en kan flexibel worden aangeboden.

Stap 6: Go-live en support

De huidige praktijk

Het moment van go-live is spannend. Consultants zijn op locatie om eventuele problemen op te lossen.
Na het hele implementatieproces gaat u een support overeenkomst in met uw partner.
U kunt dan bij vragen en problemen een servicedesk benaderen.

Als uw probleem niet via deze weg kan worden opgelost kan er een consultant ingepland worden. Dat kost dan vaak wel weer uren maar uw continuïteit is natuurlijk belangrijk.

Het nieuwe model van implementatie

Het moment van go-live is spannend maar vooral omdat het pakket voor u nieuw is. De werking is immers al meermaals getest en beproefd.
Natuurlijk zijn we aanwezig bij een go-live maar dat is onderdeel van het normale support.
Geen reden om extra uren te gaan berekenen.
Daarna treedt een proces in werking waarin de steeds nieuwe componenten in de kennis database beschikbaar komen.
Voortdurende verbetering dus in plaats van eens in de paar jaar.

Software inrichting als bak met legosteentjes

Al in 1947 is Lego begonnen met hun bekende blokjes. Wie heeft als kind niet met de gekleurde steentjes gespeeld en mooie bouwwerken gemaakt?

Software inrichting is net zoiets is als een bak lego steentjes. Door de processtappen en bijbehorende mogelijke variaties in inrichting op voldoende detail niveau te bepalen (een lego steentje) zijn we in staat om steeds weer een unieke combinatie samen te stellen en daarmee ook uw bedrijfsproces geautomatiseerd in te richten.

Software implementatie met een kennissysteem zoals hierboven beschreven doet daarmee recht aan het feit dat u als bedrijf uniek bent.
Terwijl het  gebruik maakt van de gemeenschappelijke componenten die uw bedrijf heeft met andere bedrijven.
Daarnaast bouwt het voort op de beschikbare functionalieit in een standaard pakket.

Misschien denkt u na het lezen van deze blog dat het niet haalbaar is…..

Automatiseren van automatisering?
Dat klikt futuristisch! …………maar wie had ooit gedacht dat ons gazon zou worden gemaaid een robot!

Teveel IT-projecten mislukken, nog steeds. 
Wij willen het niet laten bij signaleren maar vinden dat daar verbetering in moet komen. 
Het moet en kan anders, beter, slimmer: Daar heeft uw bedrijf recht op!

Het is tijd voor een nieuwe kijk op implementatie van bedrijfssoftware pakketten.

Daarom werken wij met en aan het nieuwe model van implementatie voor Dynamics 365. 

Wilt u meer weten

Neem dan contact met ons op! Wij laten u graag zien hoeveel tijd en geld u bespaart met het nieuwe model van implementatie voor Dynamics 365.

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!