Gebruik van een wizard bij implementatie van bedrijfssoftware.

De implementatie van bedrijfssoftware is vaak een  onzeker en complex proces. Er gaat nogal eens wat mis, daar heb ik al eerder over geschreven.

Het lijkt ons de hoogste tijd om dit proces te vereenvoudigen en te verkorten. 
Een implementatie zonder een groot project. Na het afsluiten van een abonnement kunt u zo goed als aan het werk.

Hoe is dat mogelijk?!

We zetten een  een kennissysteem in om veel van de inrichting van bedrijfssoftware te automatiseren.

Implementatie wizards helpen ons daarbij. 
Zij helpen de juiste richting te bepalen zodat de inrichtingsstappen sneller en eenvoudiger verlopen. 
Daarmee is de software sneller in gebruik te nemen.

Maar………………………….
Zo’m Implementatie wizard, wat is dat nou eigenlijk?

Een wizard of setup assistant is een user interface type 
die de gebruiker een serie dialogen toont die  de gebruiker door een aantal duidelijk gedefinieerde stappen leidt.

Complexe, niet frequente (niet veel voorkomende)  of onbekende stappen worden op die manier eenvoudiger uitvoerbaar.
(bon: Wikipedia)

Eenvoudig gezegd:

Een combinatie van gebruikersvriendelijke schermen waarmee je door een proces wordt geleid. 
De gebruiker wordt gevraagd om te reageren op de informatie die in een dialoogbox op het scherm wordt getoond. 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

De implementatie wizard maakt de volgende stappen eenvoudiger:

  1.  Setup/ inrichting van de user face/dialoogboxen
  2.  Gedefinieerde stappen
  3.  Complexe, niet veel voorkomende of onbekende stappen.

1. Setup/ inrichting van de userface/
dialoogboxen

Om een bedrijfsproces in software in te richten zijn een aantal zaken nodig.

Aan welke eisen moet de inrichting bijvoorbeeld voldoen:
Deze komen voort uit uw manier van werken en eventuele afhankelijkheden daarin met andere processen of systemen.

Het vastleggen van eisen is lastig en meestal niet in een keer goed en volledig uitvoerbaar.
(lees ook  blog 22: waarom veel IT-projecten mislukken)

Vaak blijkt gedurende de implementatie dat eisen veranderen of worden aangevuld.

Stel nu dat die eisen en wensen te vertellen zijn in een verhaal.
De “User story” van het proces.

Wat zijn de doelen en wat is nodig om die doelen te bereiken.

Het  kunnen grote doelstellingen zijn als:
-voldoende omzet binnenhalen voor de groei en continuiteit van de onderneming.

Het kunnen ook kleine doelstellingen zijn als
-Mogelijke leverdatum toezeggen aan de klant op basis van voorraadbeschikbaarheid.

De doelstellingen zijn er op verschillende niveau’s in het bedrijfsproces. Natuurlijk is er overlap tussen doelstellingen uit verschillende processen mogelijk.
Aan de hand van de user story (die beschrijft hoe uw doelen worden gerealiseerd) zijn functionele eisen afleidbaar. Dat betekent dat wat nodig is om de userstory uit te voeren werkend in de software zit.

2. Gedefinieerde stappen

De gedefinieerde stappen kunnen heel divers zijn.
Vorige keer hebben we al laten zien aan de hand van het bereiden van Spaghetti dat de manier van werken op detail niveau flink kan afwijken. 

Het is dus belangrijk dat de wizard keuzemogelijkheden heeft die de werkwijze aangeven of benaderen.
U moet dus uw doelstellingen kunnen aangeven en de stappen die in uw proces worden doorlopen. Daarbij komt de informatie die  nodig is om die stappen uit te voeren.
De implemetatie wizard laat  keuzelijsten / checklists van mogelijkheden zien. U kunt daaruit de voor u relevante opties selecteren.

3. Complexe, niet veel voorkomende of onbekende stappen. 

De complexiteit van bedrijfssoftwaresystemen is voor veel bedrijven een probleem.

Moderne ERP- en CRM-systemen zoals Dynamics 365 zijn een complex “netwerk” van afhankelijkheden.
Tabellen en parameters die moeten worden ingesteld zodat de applicatie doet wat u verwacht.
Het kost tijd en moeite om het systeem te leren kennen op een niveau dat u verschillende mogelijkheden voor inrichting kunt bepalen.
Dat doen de meesten van ons niet heel erg vaak. 
Na een eerste implementatie zijn er elke paar jaar wel updates maar dat zijn veelal kleinere projecten.
U bouwt dus meestal niet de benodigde ervaring op om de inrichting vlot en efficient uit te kunnen voeren.

Geen kennis nodig

U hoeft dus geen kennis of ervaring te hebben van ERP of CRM systemen zoals Microsoft Dynamics 365. De benodigde kennis is al in de database (kennisbank) aanwezig. Kennis is niet nodig om de wizard te doorlopen

Het is nodig dat u uw business kent maar dat zal over het algemeen geen probleem voor u zijn.
De wizard stelt vervolgens vragen over uw business en geeft een aantal stappen en doelen aan waarop u bepaalt wat het beste bij uw bedrijf past..

De wizard koppelt dit aan de benodigde inrichtingskennis om het systeem op de juiste manier te laten werken.

implementatie vereenvoudigen

Hoe werkt de Wizard:

De keuze van doelstellingen

Een voorbeeld verduidelijkt hopelijk hoe het werkt. Stel u wilt Dynamics 365 implementeren als CRM systeem.
U heeft de software nodig voor de inrichting en ondersteuning van uw verkoopproces.
Daarbij zijn diverse doelstellingen relevant.
U start de wizard en krijgt de doelstellingen te zien:

  • Centraal vastleggen relaties
  • Contacthistorie bijhouden
  • Bijhouden lead
  • Bijhouden verkoopkansen
  • Registreren winst/verlies ratio t.o.v. concurrenten
  • Offerteaanvragen beheren
  • Verkooporders registreren
  • enz…
  • enz…

U kiest offerteaanvragen registreren. Daarbij zijn een aantal stappen van belang in uw proces. Offerte aanvragen kosten tijd en u wilt het proces zo efficiënt mogelijk laten verlopen

  • De offerteaanvraag komt binnen bijvoorbeeld bij:
    • bij uw accountmanager
    • via uw website
    • via e-mail.
  • Registratie
    • Om uw sales forecast zuiver te houden worden offerteaanvragen gekoppeld aan de verkoopkans.
    • De offerteaanvraag moet alle informatie meenemen die al bij de verkoopkans was vastgelegd
      • Dus contactgegevens klant
      • Betrokken personen
      • Productregels
      • Voorwaarden en
    • Marge analyse
      • Bij het maken van een offerte is het van belang al inzicht te hebben in de bruto marge. Bijvoorbeeld op de prijs die u aangeeft of de korting die u toevoegt op uw product. Het komt voor dat niet alleen de levering van een product wordt gevraagd maar ook installatie.  In dat geval leidt uw offerte bij akkoord tot een project. Het systeem moet hier rekening mee houden.
    • U wilt een uniforme template waarin de offerte wordt gepresenteerd. Deze moet dus uit het systeem gegenereerd kunnen worden.
    • Als de offerte door de klant wordt geaccordeerd moet dat in het systeem makkelijk vastgelegd kunnen worden. Dit leidt direct tot het aanmaken van een project en een verkoop order.

Er zijn veel meer mogelijkheden

-Misschien komen uw offerte aanvragen wel binnen via een portal, 
 waarmee de aanvraag direct in CRM is vastgelegd.
-Misschien heeft u een speciaal e-mailadres voor offerteaanvragen.
-Misschien werkt u niet met verkoopkansen of zijn geen installatie werkzaamheden van toepassing.

Waar het om gaat is dat u de keuzemogelijkheden waarin u uw werkwijze herkent kunt selecteren!
Ja deze stap is voor mij van belang en die wil ik ingericht hebben!

vraag en antwoord

De keuze van de details

Na het kiezen van doelstellingen en stappen komt detaillering. In bovenstaand voorbeeld: u kiest de doelstelling offerte aanvragen registreren, marge analyse. Voorbeelden van relevante details zijn:

  • Bruto marge offerte niveau bestaat uit de verkoopprijs – korting – (inkoopprijs + opslag indirecte kosten)
  • Voor uren nemen we op offerte niveau alleen de bruto toegevoegde waarde.
  • Marges moeten zichtbaar zijn op offerte regel niveau
  • Marges moeten zichtbaar zijn op offerte totaal. Het marge % is daar een gewogen gemiddelde van de regels.
  •  enz…

Ook hier geldt weer dat de lijst slechts een (zeer) beperkte weergave is van de mogelijkheden.

Het invullen van doelen en details is voor de wizard voldoende.
Achter de schermen gebeurt natuurlijk meer.

Naar alle waarschijnlijkheid bent u niet heel erg geinteresseerd in hoe de configuratie wordt uitgevoerd zodat bovenstaande stappen werken in Dynamics 365. 

Toch wil ik graag een tipje van de sluier oplichten en gebruik daarvoor het voorbeeld van de details omtrent bruto marge op de offerte.
Hiervoor is nodig:

Configuratie voorwaarden

  • De bestaande link naar het product moet op de offerte regel worden uitgebreid met velden voor kostprijs, marge en marge percentage
  • De offerte moet worden uitgebreid met velden marge en marge percentage
  • Er is een plugin nodig die bij het toevoegen, wijzigen, verwijderen van een offerte regel de marge op offerte niveau herberekend.
  • Business rule toevoegen die bepaalt: Als een offerte regel uren betreft dan is de marge 100% (alleen de bruto toegevoegde waarde)

“Inrichtingscomponenten” die we al eens hebben gemaakt of toegepast en dus beschikbaar zijn in ons kennissysteem.

Tot slot:

Het inrichten van een bedrijfssoftware systeem is gecompliceerd en tijdrovend op de manier waarop we dat tot nu toe hebben gedaan. Door gebruik te maken van van slimme software in de vorm van een wizard vereenvoudigen we het proces. We automatiseren daarmee veel van de inrichting en besparen daarmee veel tijd. 
De wizard maakt gebruik van de kennis die we al vele jaren hebben opgedaan. We hebben vast gelegd wat al in veel bedrijven is toegepast. 
We hergebruiken dat wat al eerder is gedaan.

Daarmee kunt u snel aan het werk en kunnen wij onze tijd o.a. steken in belangrijke zaken als het kennissysteem up-to-date houden. Met de nieuwste kennis en ontwikkelingen die we vervolgens weer voor u kunnen inzetten.

Meer informatie?

Wilt u meer weten?Neem dan contact met ons op! Wij laten u graag zien hoeveel tijd en geld u bespaart met het nieuwe model van implementatie voor Dynamics 365.

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!