Revolutionair implementatiemodel voor bedrijfssoftware

revolutionair model voor implementatie van bedrijfssoftware

Wilt u veranderen en vernieuwen, innoveren en vooruitgaan met uw bedrijf?

Zeg nou zelf……..iedereen wil toch graag groei realiseren?
De werkelijke vraag is: Moet u vernieuwen en innoveren om vooruit te gaan?
U wilt uw klanten graag optimaal bedienen. Daar hebt u nou eenmaal goede geïntegreerde oplossingen voor nodig.

Een revolutionair implementatiemodel voor bedrijfssoftware.
Er zijn vele manieren om bedrijfssoftware in te richten maar welke manier past het beste bij u en waarop zou de focus moeten liggen? Graag deel ik onze visie op een nieuwe manier om bedrijfssoftware in te richten en in gebruik te nemen.

Heel graag nodig ik u uit om mee te discussieren over mijn visie die ik in deze blog uiteen heb gezet. Ik vraag dan ook om deze blog zoveel mogelijk te delen.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Revolutionair implementatiemodel zonder project

Implementatie zonder groot project

Wij zijn er namelijk van overtuigd dat bedrijfsapplicaties zoals Dynamics 365 Customer Engagement en Business Central zonder groot project in gebruik te nemen zijn.

Uw bedrijfsprocessen kunnen met de juiste en als maatpak passende applicaties worden ingezet zonder een IT-project van maanden met hoge risico’s en kosten!

Dat is nog al een uitspraak maar we hebben er goede redenen voor. Er zijn namelijk een aantal ontwikkelingen gaande in de IT-wereld in het algemeen en de software wereld in het bijzonder die voor u als klant zeer aantrekkelijk zijn.
Het zijn ontwikkelingen die naar mijn mening nog niet voldoende doorwerken in de huidige markt van software-implementaties.

Dus invoering van een CRM-systeem of ERP-systeem zonder project.
Daar zijn een aantal zaken voor nodig.

Bestel het gratis E-book

Bent u op zoek naar de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365?

Veel bedrijven lopen tegen de besperkingen van het huidige systeem aan of zijn op zoek naar vebetering en/of uitbreiding van de mogelijkheden.

Wat is nodig om een groot project te voorkomen

  • Een verzameling van uitgevoerde implementaties welke is omgezet naar een kennissysteem. Hierdoor kunnen onderdelen of inrichtingsstappen die al eens eerder zijn bedacht opnieuw worden gebruikt. En wat opnieuw kan worden gebruikt vraagt niet direct om een aantal implementatie uren.
  • Een applicatie die de historie aan inrichtingscomponenten kan vertalen naar inrichting in het te implementeren pakket. Met inrichtingscomponenten bedoel ik kleine schakels in de keten die bepalen hoe u werkt. Dus bijvoorbeeld de inrichting van een BTW-aangifte, de inrichting van een marketing campagne met e-mail workflows in CRM, de inrichting van een op maat gesneden projecten registratie, enz.
  • Een consultant die met u de mapping maakt van uw proces en de catalogus aan componenten, ondersteund door chatbots en kunstmatige intelligentie
  • Een proces om nieuwe componenten toe te voegen

Een nieuw implementatiemodel!
Dit klinkt als fantasie maar is inmiddels realiteit. Wij werken hier voortdurend aan en mee.

Het doel is de implementatie volledig zonder project uit te voeren en u te ondersteunen bij uw bedrijfsprocessen.|
Een
 ervaren en vertrouwde consultant die met u meedenkt en uw bedrijf kent: 
Business process as a service. 

In deze blog maak ik een begin met het uiteenzetten van deze visie.
Waarom denken we dat dit kan en waarom denken we dat dit nodig is. Deze blog wordt gevolgd door andere die de verschillende onderdelen meer uitwerken.
Laten we beginnen bij het begin.

Wat zoekt u eigenlijk als u een software pakket selecteert en een partner nodig heeft om dit te implementeren?

revolutionair model voor implemetatie van bedrijfssoftware

Als klant zoekt u een IT-partner met kennis en ervaring.

Een partner die uw branche kent en ervaring heeft met het implementeren van het gevraagde pakket.
In de praktijk is de ervaring waar u als klant van profiteert echter afhankelijk van de man of vrouw die bij u de implementatie komt uitvoeren.
U kunt geluk hebben natuurlijk 😉

In de praktijk blijkt dat implementatie werkzaamheden moeten worden uitgevoerd waarvan je je kunt afvragen of dat niet al eerder is gedaan. Bijvoorbeeld het inrichten van grootboekrekeningen, verkoop orders, productie stappen.

Natuurlijk uw proces is anders, u bent uniek maar de meeste oplossingsrichtingen in software zijn dat niet.
Patronen kunnen worden onderscheiden die veel efficiency voordeel zouden kunnen opleveren als ze bij het begin van uw implementatie beschikbaar waren geweest.

Het Software implementatie business model is nog steeds in hoge mate een “uurtje factuurtje” model waar de licentie vormen en andere IT-kosten steeds meer veranderen naar een “op afroep” en betalen naar behoefte model.

Kan de werkwijze van implementatie anders? Kan de collectieve ervaring van een IT-bedrijf direct bij aanvang van het implementatie project beschikbaar worden gesteld aan u als klant?
Ik denk het wel en leg het nieuwe implementatiemodel uit:

De huidige praktijk

Automatisering is niet meer weg te denken in het bedrijfsleven. In vrijwel alles wat we doen in bedrijven en organisaties worden computers en bijbehorende software gebruikt. Automatisering maakt veel mogelijk maar levert toch ook vaak de nodige zorgen op.
Zorgen over kosten en risico’s.

Het blijkt namelijk behoorlijk lastig om een goede en betrouwbare inschatting te maken van de kosten van IT-projecten.
Steeds weer als een belangrijke applicatie wordt vervangen is dat een heel project.
En projecten zijn complex.
IT-projecten misschien wel het meest.

Het begon al in de vorige eeuw.
Toen hardware en software zich steeds sneller begonnen te ontwikkelen ontstond de term “software crisis”.
Daarmee werd de moeilijkheid bedoeld om goede en effectieve software te ontwikkelen binnen een gestelde tijd, door snelle veranderingen in computer rekenkracht en complexiteit.

De “waterval” methode” werd min of meer afgedankt omdat vooraf alles uitdenken voordat je begint te programmeren gebaseerd is op onjuiste aannames. Er blijkt namelijk niet zoiets te bestaan als een statische en volledig geformuleerd programma van eisen. De eisen (requirements) zijn aan verandering onderhevig. Bijvoorbeeld door voortschrijdend inzicht.

 “Agile methoden”  hebben daar verandering in gebracht maar zijn ook geen “silver bullet” en in de praktijk kom ik het “waterval denken” nog veel tegen. Bij klanten, dus de “niet IT-specialisten” maar ook bij implementatie partners..

We lezen het ook maar al te vaak in de kranten.
IT-projecten hebben de neiging te mislukken.
Als het de krant haalt gaat het meestal om een heel groot project bij een overheidsinstelling maar dit gebeurt op grote schaal en bij grote en kleinere projecten. Want projecten zijn complex.

Ik wil in deze blog en de blogs die hierop volgen eigenlijk niet eens zo veel ingaan op waarom die projecten nou eigenlijk mislukken. Daar is al veel over geschreven en veel onderzoek naar gedaan.
Ik wil in deze blog eigenlijk mijn visie met u delen, hoe we op een andere manier naar bedrijfssoftware en het in gebruik nemen daarvan kunnen kijken.
Zonder project of in hele kleine project stapjes.

Ontwikkelingen in de IT

CI/CD

In software ontwikkeling wordt dat Continuous Improvement / Continuous Delivery genoemd.
Het voortdurend doorontwikkelen in kleine updates / aanpassingen.
Veel bedrijfssoftware wordt op die manier ontwikkeld.

Het is een voortdurende proces van aanpassing van een applicatie die vaak al groot en complex is. Voortdurende verandering omdat de vraag, de markt van die applicaties voortdurend verandert.

Laten we Dynamics 365 als voorbeeld nemen: Business Central  begon al in 1985 als PCPlus in Denemarken, Microsoft CRM begon in 2001. Deze systemen zijn door de jaren heen gegroeid en geëvolueerd tot Dynamics 365 Business Central en Dynamics 365 Customer Engagement  zoals dat nu beschikbaar is.
Daarbij kent Dynamics 365 op dit moment 2x per jaar een release update naast diverse kleine aanpassingen tussentijds.
Een voortdurende ontwikkeling en verandering dus.

Cloud

Ook Cloud computing brengt deze continuïteit met zich mee. Vrij vertaald zou je kunnen zeggen dat Cloud juist sterk is in het aanbieden van IT-diensten wanneer dan ook maar nodig, waar dan ook nodig. Op vraag en afroep, niet omdat vooraf moet worden ingeschat hoeveel computer kracht nodig is. Flexibiliteit in op- en afschakelen zijn dus ingebouwd.

Eigenaardig toch??
Dat  al deze ontwikkelingen lijken te stoppen op het moment dat we aankomen bij de implementatie.
Want….

We hebben systemen die:
-voortdurend worden ontwikkeld,
-voortdurend beschikbaar zijn,
-zich uitstekend lenen om klein mee te beginnen en in te groeien.

En dan…………………………..starten we een implementatie weer als een groot project 🙁 

Dat loopt helaas meestal uit op: 
-een langere doorlooptijd dan verwacht,
-hogere kosten dan verwacht,
-minder toegevoegde waarde dan verwacht.

Dat moet toch anders kunnen.

Een andere implementatie wijze

Laten we nog eens kijken naar de huidige implementatie praktijk. In een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid kun je daarin een lineair proces onderkennen met de volgende stappen:

schema huidige implementatie praktijk

Start: Analyse

Iedere implementatie begint met een analyse. De IT-partner moet weten wat geïmplementeerd moet worden en wat de werkwijze van de klant is. Dit wordt uitgewerkt in een design.
Veelal niet gedocumenteerd en zeker niet goed onderhouden maar meestal zal er toch iets van een ontwerp zijn hoe processen in de software worden ingericht.

Na dat ontwerp vindt inrichting plaats, gevolgd door een testfase waarop de training van uw medewerkers in het gebruik van de applicatie volgt. Daarna volgt afronding met een conversie en go-live als het goed is, waarbij u overgaat in een support relatie met uw IT-partner.

Inrichtingsfasen en test/validatie

De bulk van het werk zit in deze projecten vaak in de inrichtingsfasen en test/validatie. En met inrichting bedoel ik ook eventueel te ontwikkelen maatwerk of integratie van andere systemen. Keer op keer blijkt dat inrichting van het gevraagde toch weer iets complexer is dan vooraf gedacht.

Of bij een testfase blijken nog fouten aanwezig die dan weer opgelost moeten worden. Dure uren zijn nodig, overschreden budgetten het gevolg.

Bij een go-live is een flink project tot afronding gekomen en in veel gevallen betekent dat een grote behoefte aan rust. Eerst dit maar eens gaan gebruiken, optimalisaties komen later wel.

We zien bij de meeste software implementaties wel een lijst met open restpunten uit het project die nog moeten worden opgelost in de praktijk. De kosten echter zijn vaak al zodanig dat er even pas op de plaats wordt gemaakt voordat het volgende project kan worden gestart.

Het resultaat is dat niet alle verwachtingen zijn gerealiseerd. Maar ook dat uw software alweer begint te verouderen op het moment dat u het in gebruik neemt. Dat is in het begin misschien niet zo erg maar gaat zich op den duur wreken. Elke paar jaar moet weer een upgrade- of vervangingsproject uitgevoerd worden waarmee de cyclus weer van voor af aan begint.

Een aantal vragen en opmerkingen kunnen bij de "oude"aanpak worden gesteld:

  • De mensen die u overtuigd hebben van de mogelijkheden van het software pakket zijn vaak niet de mensen die het pakket moeten inrichten. Het gevolg is dat er overdracht van kennis moet plaatsvinden binnen het consultantsteam. Op zich prima, maar waarom zou u als klant daarvoor moeten betalen?
  • Hoe eisen en wensen ook gedocumenteerd worden, tijdens de feitelijke inrichting van pakketten of ontwikkelen van koppelingen of ander maatwerk komen complexiteiten naar voren waar vooraf niet (voldoende) over is nagedacht en dat kan ook niet. U zou al een te groot deel van het budget kwijt zijn aan uitsluitend documentatie en moet er nog steeds ingericht worden.
    Het blijft echter wel een probleem. Agile aanpak helpt hierbij maar dat leidt tot een gevoel van onzekerheid bij u als klant over budget. Project management blijkt in de praktijk vaak nog een traditionelere aanpak te handhaven waardoor “agile implementaties” nogal eens “waterval” worden gemanaged.
    Dat gaat zelden goed.
  • Niemand onderscheidt zich door te laten zien hoe goed “de knoppen kunnen worden ingedrukt”.
    Dat uw software implementatie partner uw software kan inrichten zal wel.
    Het gaat er om of zij met goede oplossingen kunnen komen en die ook kunnen realiseren bij problemen die ontstaan of vraagstukken die u in uw bedrijfsprocessen tegenkomt.
    Waarom gaat dan toch de meeste tijd naar het “herhalende werk” van inrichting.
    Opnieuw …..kan dat niet efficiënter?
  • ICT-mensen zijn schaars. Er zijn tekorten op de arbeidsmarkt en die lijken alleen maar te groeien. Om dit probleeem op te lossen,  moeten we ons niet afvragen of we de automatisering wat meer kunnen automatiseren?

Een nieuwe kijk op automatisering

Laten we het proces eens doornemen om te zien waar het ook anders kan.

Te beginnen bij de analyse. Na 20 jaar als consultant te hebben gewerkt durf ik te stellen dat de meeste problemen die u tegenkomt in uw bedrijfsvoering ook wel eens ergens anders zijn voorgekomen. Over vrijwel alles is al eens eerder nagedacht.
Ik wil uw unieke kenmerken absoluut niet onderschatten maar het merendeel van de manier waarop u werkt lijkt in grote mate op de manier waarop andere bedrijven werken. In elk geval branche genoten.

Als de analyse van uw bedrijfsprocessen en de vertaling daarvan naar software oplossingen meer het reeds uitgedachte als uitgangspunt zou nemen in plaats van bij elke nieuwe opdracht opnieuw te bedenken, krijgen we een meer gestandaardiseerde oplossingen “manual” van een diversiteit aan bedrijfsprocessen. Of liefst op zo klein mogelijk niveau: van stukjes van bedrijfsprocessen.

Hoe gedetailleerder dit wordt opgezet, hoe meer u kunt bouwen met standaard oplossingen en componenten.

Vergelijk het met een lego doos. Als dat uit 3 grote stukken zou bestaan kunt u er precies 1 model mee maken n.l. dat wat op de doos staat. Maar omdat het vele kleine bouwsteentjes zijn kunt u er veel meer modellen mee samenstellen.

Hergebruik

Die gestandaardiseerde oplossingen kunnen direct worden door vertaald naar een bijbehorend ontwerp en de crux van mijn verhaal naar bijbehorende software componenten of inrichtingen die hergebruikt kunnen worden.
Doordat deze componenten hergebruikt kunnen worden is het niet meer nodig ze iedere keer opnieuw te testen.

Alleen de samenhang van componenten in een uiteindelijke oplossing moeten gevalideerd worden en dat gaat dan meer over: weerspiegelt deze samenstelling van bouwstenen inderdaad het proces zoals ik dat wil zien?

Vereenvoudiging van training

Gestandaardiseerde oplossingscomponenten betekent vereenvoudiging in training. E-learning kan eenvoudig en efficient worden ingezet omdat het gaat om een combinatie van hergebruikte stukken.
De samenstelling is per klant uniek, de individuele componenten niet.

Het gevolg is dat u sneller naar een support / go-live situatie kunt. Uw business consultant kan voortdurend met u als klant blijven kijken naar veranderingen in uw proces en de mapping naar de juiste software componenten.

Als er nieuwe componenten nodig zijn (en dat gaan ze zijn want de wereld om ons heen blijft veranderen en dus uw processen en werkwijzen ook) kunnen die worden ontwikkeld en worden toegevoegd aan de “catalogus”. Ze kunnen dan worden ingevoegd  in de in gebruik zijnde oplossing.

Het implementatie proces zou er meer als volgt uit gaan zien:

Gevolgen van het nieuwe implementatie proces

Meer toegevoegde waarde omdat het budget aangewend kan worden daar waar het er het meest toe doet: De kennis en ervaring van uw partner inzetten voor u als klant en de training en support van uw medewerkers bij het gebruiken van de systemen.

Om het verschil goed zichtbaar te maken laat ik in onderstaand diagram nogmaals beide modellen samen zien:

vergelijking implementatie processen

Vragen en opmerkingen t.a.v. het nieuwe model

  • Een gestandaardiseerde aanpak moet worden vertaald naar een concrete werkwijze bij u als klant.
    Dat kan middels slimme vragenlijsten of wizards.
    Als we automatisering willen automatiseren moet echter ook dat stuk slimmer kunnen.
    Dat kan ook door inzetten van kunstmatige intelligentie.
    Software die met u meedenkt en adviezen geeft over de juiste inrichting van het pakket.

  • Ook al lijken uw processen in grote lijnen op de processen van andere bedrijven, op veel punten toch ook niet.
    Het kiezen van het juiste niveau van “modulariteit” van componenten is dus belangrijk.
    Te grote blokken betekent de weinig herbruikbaare en te kleine blokken leidt misschien tot gebrekkige samenhang.
    Dat is waar wij ons voortdurend mee bezig houden.
    Hoe moeten we onze catalogus zodanig opzetten en onderhouden dat we hier de juiste balans in vinden.

  • Hoe kan de inrichting van bedrijfssoftware geautomatiseerd worden?
    Daar zijn toch uren voor nodig om alle configuratie opties van een pakket zodanig in te stellen dat uw werkwijze wordt gerealiseerd?

    In Dynamics 365 worden aanpassingen / inrichting in een “bestand” bij elkaar samengevoegd.
    In Customer Engagement worden dit solutions genoemd, bij Business Central extensions.

    Resolit ontwikkelt systemen die
    -de bouw van een solution / extension automatiseert aan de hand van een database van kennis en ervaring,
    -mogelijke componenten / inrichtingen die al eerder ergens zijn uitgevoerd en
    -wizards die uw processen vergelijken met de verschillende mogelijkheden die er zijn.

    De combinatie wordt door software vertaald in software “solutions” of “extensions” die bij uw ingezet kunnen worden.

Automatiseren van automatisering.

Tot slot

Ik kan me voorstellen dat er nog veel vragen bij u zijn over dit nieuwe model.

Wij willen de uitdaging aan om bedrijfsprocessen te ondersteunen op abonnementsbasis, dus als Cloud model.
Business process as a service noemen wij dat.

We halen zoveel mogelijk het implementatie project uit het project.
Resultaatverantwoordelijkheid te zoeken in plaats van de risico’s van budgetten en doorlooptijden volledig naar de klant toe te schuiven.

Heel graag nodig ik u uit om mee te discussieren over mijn visie die ik in deze blog uiteen heb gezet. Ik vraag dan ook om deze blog zoveel mogelijk te delen.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!