erp als saas oplossing

Software as a Service – Erp in de Cloud

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Wilt u binnenkort uw bedrijfssoftware vervangen?

Natuurlijk wilt u dat!
Wie wil er nu niet graag bijblijven en meegaan in nieuwe ontwikkelingen en trends.

Er zijn diverse mogelijkheden maar wat past het beste bij U?

Na het lezen van deze blog kent u de voordelen van
Software as a service – Erp in de Cloud. 

Een ERP-systeem is een software pakket dat de bedrijfsprocessen van een organisatie automatiseert. Het brengt de informatie van verschillende afdelingen bij elkaar. Hierdoor wordt de productiviteit verhoogd en kunnen kosten worden verlaagd.

Een goed ingericht ERP-systeem zorgt voor inzicht in uw actuele gegevens over productie, in- en verkoop, logistiek, financiële administratie, voorraden, projecten. Door dit inzicht kunnen processen beter worden aangestuurd en dus efficiënter verlopen.

De belangrijkste redenen waarom bedrijven nieuwe ERP-software kopen.

  1. 58%: verouderde hardware en software
  2. 54%: integratie van bedrijfsprocessen
  3. 50%: problemen bij de verwerking van bestellingen
  4. 38%: dubbele vastlegging van gegevens
  5. 35%: terugbrengen van voorraadniveau ’s

Een ERP-Systeem is een complex systeem met als gevolg dat ERP-Implementaties complexe implementaties zijn. Complexe implementaties betekent meestal een groot project, met hoge kosten en lange doorlooptijd. Dat kan anders, daarover vertellen wij u binnenkort meer. Een grote stap die nu al gezet kan worden is uw ERP-systeem in de cloud onder te brengen. Als een SAAS-oplossing (Software As a Service). Dat levert al direct een aantal voordelen op.

Wat is SaaS

SAAS is een software licentie en distributie model waarbij u de software gebruikt op basis van een abonnementsvorm. U hoeft het dus niet aan te schaffen. U hoeft geen ERP te installeren op uw eigen server met uw eigen server licenties en uw eigen database in het datacenter van uw IT-partner.

Saas-software wordt centraal “gehost” in plaats van installatie van de software op eigen servers in een eigen netwerk. Onderscheidend voor SAAS-software is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over de infrasructuur.
Saas is een dienst, waarbij u de onderliggende zaken die nodig zijn om de dienst te leveren overlaat aan de partner waarvan u de dienst afneemt.
U betaalt voor de beschikbaarheid van de software.
Hoe die beschikbaarheid wordt gewaarborgd is aan de leverancier. Vertrouwen in die leverancier is dan ook van groot belang!

Voor ERP-software levert Saas al direct een aantal voordelen op. Om dat te verduidelijken leg ik eerst uit wat er moet gebeuren als u besluit om zelf de ERP software aan te schaffen.

Wat nodig is om een normaal ERP-systeem draaiend te krijgen:

  1. Ten eerste moet u over de applicatie beschikken. Dat betekent dat u licenties moet hebben gekocht. In veel gevallen bij ERP een server licentie + een minimumaantal gebruikerslicenties. Dit leidt meestal al tot een stevige investering die zeker voor MKB-bedrijven een behoorlijke drempel kan zijn.

  2. Het ERP-Pakket moet de data ergens opslaan: een database. Ook hiervoor moeten licenties worden betaald. Database server licenties zijn over het algemeen duur.

  3. De software moet op een server worden geïnstalleerd. Gebruikelijk is een server voor de ERP-applicatie en een server voor de Database. En omdat uw ERP-pakket over het algemeen cruciaal is voor de continuïteit van uw bedrijf: extra servers of back-up voorzieningen om gegevensverlies te voorkomen of in geval van nood weer op te kunnen starten. De hardware is een tweede stevige investeringspost naast de licenties.

  4. Inrichting van de software zodat uw bedrijfsprocessen ondersteund worden. Een ERP-pakket bestaat al snel uit honderden tabellen en configuratie parameters die ingesteld moeten worden zodat u uw bedrijfsprocessen kunt uitvoeren in het gekochte pakket. Dat kost tijd en is complex.

    Inrichting is nodig omdat uw werkwijze en processen net iets anders zijn. U heeft uw eigen journaalposten, uw eigen artikelen en voorraad instellingen, uw eigen kostprijs berekening, productie aansturing, project administratie, prijsafspraken met klanten en leveranciers, en ga zo maar door. Daarbij komen rapporten en document lay-outs (zoals factuur lay-outs, logistieke documenten, offertes) die in uw huisstijl, naam en logo uit het ERP-pakket moeten komen.

  5. Ondersteuning bij gebruik. Ook na afronding van het implementatie project is ondersteuning van belang. Gebruikers maken fouten, techniek kan kapotgaan, storingen treden op. U heeft op dat moment een partner nodig die de kennis en ervaring heeft om uw ERP-pakket zo snel mogelijk weer soepel te laten draaien.

Ontwikkelingen ERP

Door de jaren heen is er veel gebeurd in de ontwikkeling van ERP-systemen. Pakketten zijn gemaakt en weer verdwenen of overgenomen en aangepast. Er zijn ERP-pakketten voor grote bedrijven en ERP-pakketten voor kleine organisaties. ERP-pakketten die weinig aanpasbaar zijn (u moet uw bedrijfsprocessen aanpassen aan de standaard werkwijze van de software) en ERP-pakketten die sterk aanpasbaar zijn (u kunt de werkwijze van het pakket aanpassen aan uw bedrijfsprocessen door inrichting).
Bij de meeste ERP-pakketten zijn “sjablonen” voor snellere implementatie bedacht. Deze gaan er van uit dat een groot deel van uw bedrijfsprocessen lijken op de bedrijfsprocessen van branche genoten. Als deze al in een vooraf ingericht pakket aanwezig zijn wordt een implementatie eenvoudiger. Maar ook met deze sjablonen blijken ERP-implementaties nog steeds vaak langer te duren dan verwacht en meer geld te kosten dan vooraf ingeschat.

Hoe implementeer je ERP

Het in gebruik nemen van een ERP-pakket is dus een complexe aangelegenheid. Een gangbare aanpak doorloopt een aantal stappen:

  1. Ontwerp – doorspreken welke bedrijfsprocessen u in het ERP-pakket gaat uitvoeren en hoe de werkwijze is.

  2. Installatie – Installatie en beveiliging van de verschillende servers, netwerk en softwarecomponenten zodat uw gebruikers vanaf hun PC of Laptop bij het ERP-pakket kunnen.

  3. Inrichting – het configureren van de applicatie zodat het ontwerp daarin uitgevoerd kan worden, inclusief rapportages en lay-outs

  4. Maatwerk – aanpassingen van de software waar inrichting niet voldoende ruimte biedt om uw werkwijzen te ondersteunen

  5. Testen – testen en controleren van de inrichting om zeker te stellen dat alles werkt zoals verwacht

  6. Conversie – gegevens moeten uit uw oude pakket worden omgezet naar het nieuwe ERP-pakket. Stamgegevens zoals klant-, leverancier-, artikelgegevens. En de open transacties. Dus inkoop-/verkoop orders die in uw oude pakket zijn aangemaakt en in uw nieuwe pakket als geleverd c.q. ontvangen geboekt kaan worden. Of facturen die vanuit uw oude pakket zijn verzonden, maar nog niet betaald. De betaling komt pas als u het nieuwe pakket al in gebruik heeft. En soms ook historie. De inkoop-/verkooporders van voorgaande jaren zodat u vergelijkend materiaal heeft in uw rapportages.

Conclusie:

De aanschaf en het in gebruik nemen van een ERP-pakket is een complexe en kostbare aangelegenheid.

Waarom ERP als Software as a Service (SaaS)

Waarom zou u dit alles als Saas-software willen implementeren. Als het ERP-pakket zo belangrijk is voor de continuïteit van uw bedrijf en zo complex is, verhoogt SAAS dan niet juist de kosten en complexiteit? Ik wil u hieronder een aantal redenen aangeven waarom implementatie van ERP als Saas-oplossing een goed idee is.

  • Belangrijke reden voor aanschaf nieuw ERP is vervanging verouderde harware en software. Bij een ERP-pakket als Saas oplossing doet u dat voor de laatste keer. Hardware is voor u niet relevant meer. Wel voor de leverancier waar het pakket draait maar u neemt de software als dienst af. Hardware speelt geen rol en dus ook de investeringen in hardware niet. Ook veroudering van de software speelt op die manier minder een rol. U kunt met uw leverancier afspraken maken over de frequentie waarmee zij de software updaten. Bij Microsoft Dynamics 365 bijvoorbeeld betekent dat 2 release updates per jaar. Tijdig te plannen, altijd actueel.
  • Nog een reden voor een nieuw ERP-pakket is integratie van processen. Juist door het ERP-pakket als “spin in het web” in uw Cloud-software platform in te zetten wordt dit sterk vereenvoudigd. Dynamics 365 Business Central bijvoorbeeld integreert standaard naadloos met Office 365, Outlook, SharePoint, OneDrive.
  • In tegenstelling tot een investering vooraf in licenties betaalt u een abonnementsprijs per gebruiker. In de meeste gevallen zijn deze abonnementsvormen zeer flexibel. Zo kunt u Dynamics 365 Business Central licenties bijvoorbeeld per maand opzeggen. U hoeft dus niet meer vooraf te bepalen hoeveel licenties u nodig gaat hebben. U begint met 1 en groeit naar het aantal dat u nodig heeft. Per maand kunt u afschakelijken indien gewenst. Een sterk kostenverlagende mogelijkheid!

  • U hoeft niet te investeren in hardware. Dat is al voor u gedaan. Een Dynamics 365 Business Central omgeving draait in het Microsoft Center in Nederland. Met een back-up voorziening. Met een database. U start de applicatie en gaat aan het werk. Geen beheer en onderhoud meer op de hardware en infrastructuur.
  • Inrichting moet nog steeds gebeuren maar Dynamics 365 Business Central komt ook met een vooraf ingerichte omgeving. De implementatie consultants kunnen plaats onafhankelijk aan uw omgeving verder werken. Dat scheelt reistijd (en kosten). Doordat ze gehouden worden aan standaarden zoals die door Microsoft worden gesteld aan de inrichting van ERP-omgevingen neemt de kwaliteit toe.
rapport BusinessCcentral
  • Ondersteuning na ingebruikname wordt eenvoudiger. De supportmedewerker kan direct inloggen en meekijken. Er hoeft niet eerst gereisd te worden of aanvullende netwerkvoorzieningen getroffen te worden. Inloggen op uw ERP-systeem is voldoende.

  • De implementatie wordt eenvoudiger. Tests om verbindingen met de server en database, netwerkverbindingen, etc. te testen zijn niet meer nodig. Upgrades van de software worden beheerd door Microsoft zelf. Compatibiliteit is daarmee beter gegarandeerd.

Microsoft Dynamics 365 Business Central oplossing

Een goed voorbeeld van ERP als Saas-oplossing is Dynamics 365 Business Central.
Business Central is de naam die het pakket sinds mei 2018 heeft. Daarvoor was de naam van het pakket Dynamics NAV en daarvoor Navision. We hebben het over hetzelfde pakket.Business Central

Dynamics NAV is een ERP-pakket dat speciaal gericht is op organisaties tussen enkele en 300 medewerkers. Voordat dit Saas werd moest u echter eerst een serverlicenties aanschaffen. Daarbij zaten dan enkele gebruikerslicenties maar meestal niet genoeg. U moest een SQL Databaseserver hebben of aanschaffen. De hardware om alles op te installeren. Op elke PC moest de Windows client worden geinstalleerd. Het programma waarin de gebruikers werken.

Nu is Business Central als Saas-pakket al weer ruim een jaar beschikbaar. Het is een “tegeltje” in uw Office 365 omgeving. Uw gebruiker werkt vanuit de browser dus geen PC-installaties meer. Het “installeren” van uw ERP-pakket duurt slechts een half uurtje. Na uw keuze activeert uw Dynamics partner de licenties en na een half uur kunt u beginnen met de inrichting. Geen tijd en kosten voor hardware / netwerk installaties. Met integratie naar Outlook en Office “out of the box” beschikbaar

Als Partner van Microsoft delen we graag een van hun filmpjes! 
Ook voor middelgrote of kleine organisaties die op zoek zijn naar een alles in 1 Business oplossing! 

Gemakkelijk in gebruik en de kosten zijn overzichtelijk.

Tijdens het implementatieproject heeft u misschien maar enkele licenties in gebruik. Bij ingebruikname voegt u in enkele minuten de benodigde extra licenties toe. Volledige gebruikerslicenties of “Team Member” licenties voor de light-users. En als u met verloop te maken heeft of seizoenspatronen kunt u eenvoudig het aantal licenties aanpassen naar behoefte.

Omdat Business Central de Saas-versie is van Dynamics NAV beschikt het pakket ook over een zeer uitgebreide functionaliteit. Dit omvat onder andere:

  • Financiële administratie
  • Management rapportages
  • Verkoopproces
  • Inkoopproces
  • Voorraadbeheer
  • Projectmanagement
  • Vaste activa beheer
  • Relatiebeheer
  • Assemblage
  • Productie
  • Magazijnbeheer
  • Servicemanagement

In de filmpje van Microsoft ontdekt u meer over de mogelijkheden.

Wilt u meer weten

Over Business Central en de mogelijkheden van SAAS-business software zonder investeringen in hardware? Neem dan contact met ons op! Wij laten u graag zien hoe snel en eenvoudig u verder kunt groeien met software die bij u past.

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!