Waarom veel IT projecten mislukken

mislukken van projecten in IT
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

De complexiteit van een project brengt met zich mee dat veel IT projecten mislukken. 
Hoe komt dat eigenlijk? 
Wat mislukt er dan en kan dat voorkomen worden? 

Het is duidelijk dat het invoeren van software geen eenvoudige aangelegenheid is.  
Als het simpel was zou het 
-makkelijker gaan, 
-kon iedereen het doen en 
-zou het niet zo veel geld kosten. 
Graag deel ik een aantal ervaringen  uit onze betrokkenheid bij projecten de afgelopen 2 decennia.

U weet daarna waarom u beter eieren voor uw geld kunt kiezen!

In projecten wordt nog wel eens gesproken over het duivelsvierkant. Ik leg uit aan de hand van een simpel voorbeeld:
Stel je pick-nick kleed voor die op elke punt wordt vastgehouden om op de grond te kunnen leggen.
Als er aan een hoek wordt getrokken zullen de andere hoeken moeten meebewegen om mooi strak op de grond te komen. Ziet u het voor zich? 

Terug naar het duivelsvierkant….. 
De relatie tussen opdracht, geld, tijd en kwaliteit kan in een vierkant tegen elkaar worden uitgezet. 
Steeds wanneer de aandacht verschuift naar een van de vier hoeken betekent dit dat de andere hoeken minder aandacht krijgen. 
Een optimale balans is dus altijd een compromis van deze 4 factoren! 

De optimale balans in een project

  • Opdracht = de geformuleerde opdracht of het projectdoel. Het bepaalt de scope van het project, dus WAT er gerealiseerd moet worden. 

  • Geld is het budget, de kosten. Een project vraagt inzet van mensen en middelen en dat is niet gratis. 

  • Tijd is de doorlooptijd. Er is een bepaalde verwachting hoe lang het project duurt. 

  • Kwaliteit is vooral de kwaliteit van het eindresultaat. Daar valt een hele blog aan te wijden. Wat is kwaliteit precies? Dat kan heel gedetailleerd zijn omschreven en heel vaag. Het kan heel concreet meetbaar zijn (aantal storingen per week) of wat minder concreet (gebruikersvriendelijkheid is subjectief) 

Gevolgen wanneer de balans verschuift

Laten we eens kijken wat er gebeurt als de aandacht extreem naar een van deze vier punten wordt verschoven: 

1. Extreme focus op scope

…..maakt een project star en niet flexibel. Het kan 2 kanten op werken. 
Of de scope is “in beton gegoten” er kan nooit meer iets aan worden toegevoegd waardoor de kwaliteit flink onder de verwachtingen duikt. We hebben al zo vaak verbazing gehoord in de praktijk “Dat dit er niet in zit? We zijn toch niet het enige bedrijf die zo werken?”. 

De focus op scope kan ook doorslaan de andere kant op. Dat was vooraf is bedacht wordt heilig verklaard en koste noch moeite worden gespaard om die scope volledig te realiseren. Budgetten en doorlooptijden raken ondergeschikt en het project wordt dus duurder dan verwacht en/of duurt veel langer dan verwacht. 

De vraag is of we op dit moment het project mislukt kunt noemen.
Dat is vooral afhankelijk van de uitgangspunten waarmee je gestart bent ofwel, 
wat vind je een mislukking. 
Als je dat van tevoren definieert zou je de conclusie op basis daarvan kunnen trekken. 
In bovenstaand geval: 
Conclusie mislukt: 
Het heeft immers (flink) meer geld gekost en veel te lang geduurd.

Tegelijkertijd moeten we constateren dat er wel is gerealiseerd wat bedoeld was… 

2.Extreme aandacht op budget

…..leidt tot afbreuk aan kwaliteit, scope of tijd. 
Als we kiezen voor goedkoop of het budget te klein stellen kan dat zo maar betekenen dat er meer kapot gaat, of dat de beste mensen niet of te weinig beschikbaar zijn waardoor het project langer duurt. 

Ook hier kan het weer de andere kant op geredeneerd worden. Als het budget te los wordt gelaten, kan dat misschien nog wel ten goede komen aan de kwaliteit (alleen het beste is goed genoeg) maar doorlooptijd zal naar verwachting oplopen, want wanneer is goed namelijk goed genoeg? 

3.Te veel aandacht voor tijd

…..leidt tot loslaten van de scope. Het gaat dan om keuzes waarbij delen van de wens “na live” gerealiseerd gaan worden. Of het extreem vasthouden aan doorlooptijd leidt tot veel hogere kosten doordat meer resources (mankracht)  ingezet moeten worden om een deadline te halen bijvoorbeeld. 

4.Extreme focus op kwaliteit

…..haalt het budget of de doorlooptijd overhoop.
Hoeveel kwaliteit is nodig? Wat is goed genoeg.
En………… tegen welke prijs is dat goed genoeg?
 

In principe is een optimale balans te vinden tussen deze factoren maar dat blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig. 
Projecten gaan vaak over veel verschillende onderdelen. Er zijn veel taken en professionele disciplines bij betrokken. 

Projecten zijn een combinatie van: 
-techniek, 
-technologie en 
-mensen. 
Dus ook van emoties, gevoelens, politieke belangen en harde feiten. 
Om daar aan het begin van het project een zuivere en foutloze inschatting van te maken blijkt zo goed als onmogelijk. 
Daar komt ook nog bij dat de projectomgeving niet statisch is.

Denk bijvoorbeeld aan: 

Factoren die van invloed zijn

  • De situatie aan het begin van het project is niet hetzelfde als tijdens of na het project. 

  • Mensen gaan in dienst en uit dienst bij zowel de klant als de implementatie partner. 

  • Werkdruk neemt toe en af. 

  • Processen veranderen. 

  • Voortschrijdend inzicht leidt tot aanpassing/ verandering van de eisen en wensen, enz. 

.

Complexiteit blijft!

Na 20 jaar betrokkenheid in implementatieprojecten heb ik alle mogelijke combinaties en factoren wel eens voorbij zien komen. 
Het probleem blijft dat alle kennis en ervaring op dit vlak bij ieder nieuw project vaak leidt tot eenzelfde situatie. 
Opnieuw inschatten van de project uitgangssituatie, de risico’s de veranderfactoren enz.

Er zijn veel methoden bedacht en ontwikkelt om hier structuur aan te geven maar ze lossen geen van allen deze onzekerheden op. 
Projecten blijven complex, ze blijven onzeker, ze blijven risicovol.

Huidige implementatie aanpak

Kort nog iets over de project implementatie aanpakken die we hierbij in de praktijk zien. En dan bedoel ik niet zo zeer de project management aanpak (Prince 2, PMI). 
We zien hierin twee uitersten: 
Het ene uiterste is het fixed price project, het andere uiterste is nacalculatie. 

Fixed Price

Bij een fixed price heeft u als klant controle over budget maar zoals hiervoor beschreven leidt dat tot risico’s ten aanzien van kwaliteit, doorlooptijd en opdracht. 

Nacalculatie

Bij nacalculatie heeft u geen enkele controle over budget, Het risico ligt dan financieel gezien bij u. Beide modellen “voelen niet goed” voor de betrokken partijen. 

Een andere aanpak

Toch is een een andere mogelijkheid, een andere vorm. 
Uitgangspunt is “geen project” maar als het toch nodig is kiezen we voor een agile aanpak.
 
(meer informatie : 
https://nl.wikipedia.org/wiki/Agile-softwareontwikkeling)

Daarbij is het goed mogelijk het project in kleinere stappen op te delen waarbij de details van de voorliggende stap kunnen worden vastgezet.
Daarover meer in komende blogs.
  

Onze aanpak

Dit is de aanpak die ons bedrijf hanteert! 
Dat doen we om de volgende redenen die na het lezen van het lezen van deel 2 van de Blog:  
Revolutionair model voor implementatie van bedrijfssoftware duidelijk mag worden:  

  • Zodat voortschrijdend inzicht in detail eisen en wensen een positieve bijdrage zijn in plaats van een zich herhalende discussie over budget en scope. 
     
     
  • Zodat u een reële  verwachting krijgt van doorlooptijd en budget zonder dat u schijnzekerheid wordt voorgehouden. 
     
     
  • Zodat continue verbetering mogelijk wordt in plaats van een alles in een aanpak. 
     
     
  • Zodat de kwaliteit van de implementatie en de opgeleverde software beter wordt. 
     
     
  • Zodat u niet gedurende het project geconfronteerd wordt met tegenvallende resultaten. 

In onze volgende blog werk ik onze aanpak verder uit! 

Bestel het gratis E-book

Bent u op zoek naar de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365?

Veel bedrijven lopen tegen de besperkingen van het huidige systeem aan of zijn op zoek naar vebetering en/of uitbreiding van de mogelijkheden.

Vindt u dit bericht  interessant?
Deel het a.u.b. op
social media.
 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!