Microsoft Teams resolit

Microsoft teams

Microsoft Teams is hot. Er is veel gesproken en geschreven over wat je allemaal kunt doen met Microsoft TeamsTeams is een onderdeel van Office 365. Het integreert naadloos met alle andere apps van Office 365.  Een van de dingen waar je dat heel goed ziet is dat skypeforbusiness, de app waarmee je kunt chatten, video conferencen, bellen etc. Deze wordt inmiddels uit gefaseerd en gaat op in Microsoft TeamsIn Teams kun je documenten opslaan die dan op een SharePoint locatie bewaard worden. Veel van dergelijke integraties zijn standaard aanwezig of toe te voegen.

Zoals u weet richten wij ons vooral op Dynamics 365 implementaties en ook met Dynamics 365 zijn de integratiemogelijkheden met Microsoft Teams voorhanden. 
Dat is waar ik in deze blog iets over wil zeggen en 
wil uitleggen hoe dat werkt. Wat is het nut hiervan? Ik zie bij klanten in de praktijk dat Dynamics 365 wordt gebruikt voor de inrichting van diverse bedrijfsprocessen. Zoals bijvoorbeeld het verkoopproces, of service processen/onderhoud op locatie en marketing. 
Veel werk vindt echter ook buiten Dynamics 365 plaats in meer ongestructureerde data zoals Word, Excel, PowerPoint documenten. Data waaraan veelal door een team van collega’s wordt gewerkt en zoals de naam Teams al voorspeld, kan deze data uitermate goed in deze omgeving worden verwerkt. 
Het is daarom interessant te kijken hoe Dynamics 365 en Teams samenwerken.

Hoe en waarom integreert Microsoft Teams met uw CRM systeem Dynamics 365?

 Stel dat u in Microsoft Teams een “team” heeft aangemaakt bijvoorbeeld voor marketing/ Verkoop binnendienst. En stel u heeft in Dynamics 365 een of meerdere marketinglijsten met email campagnes, waarmee u vanuit Dynamics 365 uw klanten of contactpersonen benadert met een nieuwsbrief of andere marketinguitingen. Emails die daarvandaan centraal worden gemanaged, verstuurd en  opgevolgd.
Dat is waar Dynamics st
erk in is.

U heeft het proces geautomatiseerd met diverse workflows bijvoorbeeld. Als u hiermee werkt komt toch regelmatig data terug in de vorm van pdfPowerPoint of Worddocumenten. Zaken worden uitgewerkt. Het werk wordt uitgevoerd in een cyclus die zowel Dynamics 365 als uw Office-omgeving omvat.  

We hebben bijvoorbeeld in Microsoft Teams een team voor die marketing groep. Nu kun je in Teams een team opdelen in “kanalen” en er zijn diverse tabbladen in zo’n kanaal beschikbaar. Standaard tabs zijn er voor chat (gesprekken)  bestanden of bijvoorbeeld een SharePoint lijst die u in gebruik heeft. Maar een nieuwe tab kan worden toegevoegd met apps uit een app store. En een van die apps is Dynamics 365. Als je deze toevoegt aan Microsoft Teams krijg je een tab waar je rechtstreeks naar een entiteit of weergave in Dynamics kunt verwijzen.

tabbladen Microsoft teams

Stel we hebben in Dynamics 365 een marketing lijst of marketing lijsten actief en team Marketing wil vanuit Microsoft Teams bij die data kunnen. Je voegt daarvoor een tabblad toe in Teams met koppeling naar Dynamics die je instelt op weergave. Je kunt dan filteren op welke weergave dat zou moeten zijn. Bijvoorbeeld alle marketing lijsten of alleen de actieve. Of alleen marketinglijsten waar het betreffende team eigenaar van is. Dergelijke filters zijn in Dynamics 365 aanwezig of eenvoudig te maken. Dat leggen we in een andere blog uit, of neem contact met ons op dan sturen wij u een voorbeeld met screenshots hoe dat eenvoudig is te realiseren. 

Microsoft teams

Dan heb je in Teams een directe weergave, zoals onderstaand screenshot aangeeft van de marketing lijsten in Dynamics 365.  

microsoft teams

En vanuit Teams kun je de data openen, bewerken, doorklikken De hele functionaliteit is beschikbaar. Het voordeel daarvan is dat je zo veel mogelijk vanuit 1 omgeving verder kunt werken. Je hoeft niet steeds te wisselen van applicatie. 

Microsoft teams

Dat is natuurlijk ook de kracht van een omgeving als Office 365 waarin alle apps beschikbaar worden gesteld en al die zaken bij elkaar worden gebracht. De kracht dat je niet steeds hoeft te wisselen, maar vanuit de verschillende apps met dezelfde data verder kunt werken. Er wordt veel gesproken over een moderne werkplek en je kunt Office 365 zien als een nieuw online “bureaublad” net als op je lokale computerZeker zolang dit allemaal online applicaties zijn kun je ze als “tegeltje” toevoegen in Office 365. Je maakt daarmee een geïntegreerde omgeving zodat mensen bij al hun werk kunnen.

apps in office 365

Verder met het voorbeeld. We hebben een marketingteam met een aantal kanalen, een tab naar Dynamics 365 en naar SharePointMedewerkers kunnen bij de documenten. In Dynamics 365 kun je integratie naar dezelfde document locaties inrichten. We adviseren dat, in plaats van documenten in de database opslaan alleen al vanwege database opslag. Maar als de documenten in Dynamics in een SharePoint map zijn opgeslagen en Teams verwijst naar diezelfde map kun je vanuit verschillende invalshoeken bij de data. Er is dan 1 plek voor opslag, delen, versiebeheer terwijl toch gebruikt gemaakt kan worden van de kracht van de verschillende apps om “door te werken” waar een app ophoudt. 

De integratie gaat 2 kanten op. In Teams zijn data, processen, inrichting van Dynamics 365 beschikbaar. In Dynamics 365 kan functionaliteit van Teams worden gebruikt bijvoorbeeld door “collaboration” aan te zetten zodat chat functie bijvoorbeeld geïntegreerd wordt. 

Integratie

Een voorbeeld waar dit toevoegde waarde heeft.

Stel dat u een website heeft met een contactformulier. Met Dynamics 365 portal kunt u een contactformulier integreren naar uw website waarmee ingevulde data rechtstreeks in uw CRM systeem wordt toegevoegd. Bijvoorbeeld als lead, of als contactpersoon. Als dat een weergave is of een workflow waardoor een dergelijke lead in een weergave “nieuwe contactpersonen” bijvoorbeeld wordt opgenomen, komt deze automatisch in beeld in het Microsoft Teams kanaal van marketing waardoor opvolging gegeven kan worden aan de nieuwe lead of contactpersoon, gegevens aangevuld worden,
e
mails verstuurd, wat u  maar wilt. 

Microsoft Teams

Het is  niet alleen een office tool waarmee u office werk, samenwerken, video en chat bij elkaar brengt maar ook een tool waarmee u data integratie regelt met uw bedrijfsapplicaties zoals Dynamics 365.
Alle processen die
je in Dynamics onderbrengt,  of het nu verkoop, customer support, field service, projecten of eigen aangepaste processen en workflows in Microsoft Teams beschikbaar kunt maken en mee verder kunt werken.  

Sterk krachtig en op 1 plek bij elkaar gebracht. 

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Mocht u nou vragen hebben of er zelf niet uitkomen….
Neem dan gerust contact met ons op. 
U komt dan volledig geautomatiseerd in ons CRM systeem. 😃Wij nemen dan contact met u op om u te helpen!

Andere bronnen

Er zijn veel blogs beschikbaar, zie de knoppen hieronder maar er is uiteraard veel meer te vinden.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!