5 manieren om Power BI in te zetten.

Business Power BI Resolit
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Er zijn  diverse blogs en posts te vinden waarin wordt uitgelegd wat Power BI is. 
U begrijpt het al, daar gaat deze blog niet over.

Onze blog gaat over de fantastische manier waarop u Power Bi kunt inzetten in uw organisatie. U krijgt manieren aangereikt op welke manier u uw data kunt visualiseren. 

Door data te visualiseren trekt u de aandacht. Onze hersenen zijn n.l. heel visueel ingesteld.
De boodschap die het plaatje brengt is vaak duidelijk en komt vaak goed binnen bij mensen. 
Door data te verwerken in tabellen of diagrammen wordt informatie begrijpelijker waardoor we effectief kunnen inspelen op op de gegevens die dankzij datavisualisatie zichtbaar worden.

Toch nog eerst even dit. Een korte uitleg

Er zijn veel woorden waarmee rapportages kunnen worden bedoeld. Er wordt gesproken over rapport, dashboard, business analytics, managementinformatie, business intelligence…
Wat is handig en wat niet?

Power BI is een interactieve tool  die u de mogelijkheid geeft om data om te zetten in informatie door visualisatie.
1 plaatje zegt meer dan 1000 woorden. Zo kan 1 visualisatie u meer vertellen dan 1000 regels.

visualisatie Resolit

Met Power BI kunt u op basis van de relaties tussen verschillende gegevens nieuwe inzichten krijgen.
Een Voorbeeld:

Stel u heeft in uw verkoopadministratie 1000 verkooporders voor een diversiteit aan producten en een diversiteit aan klanten.
Waarschijnlijk heeft uw systeem de mogelijkheid om analyses te maken van winstgevendheid per klant of product maar stel dat u wilt weten hoeveel omzet u eigenlijk heeft gemaakt per regio of land.

Met Power BI kunt u de tabel met alle verkooporders weergeven als een visualisatie van die data. Er ligt een relatie van de verkooporders naar klanten. En in uw klantenlijst zijn naam, adres, woonplaatsgegevens opgenomen.
U kunt op basis van deze relatie bewerkingen uitvoeren. Bijvoorbeeld door alle verkooporders van alle klanten in dezelfde regio bij elkaar op te tellen en weer te geven in een staafdiagram (of andere visualisatie uiteraard).
staafdiagram Power BI Resolit

Simpel voorbeeld maar ik hoop dat u het nut ziet. Er zijn natuurlijk veel complexere situaties denkbaar.

De kracht van tools als deze zit hem in de mogelijkheid verbanden tussen verschillende gegevensbronnen in beeld te brengen.

Maar ik zou het hebben over vijf manieren waarop u Power BI kunt inzetten.

1 Geïntegreerd gebruik van Power BI

De eerste manier om Power BI te gebruiken is door deze tool te integreren in de applicaties die u gebruikt.
De meeste bedrijfsapplicaties geven de mogelijkheid rapporten samen te stellen. Als u Power BI integreert maakt u deze rapporten dus met Power BI. Dat betekent dat alle visualisatie mogelijkheden vanuit het pakket gebruikt kunnen worden.
Ik maak hierin onderscheid tussen twee soorten rapporten.
Het  eerste rapport bestaat uit “lijstwerk”.
Een deel van de rapporten die u nodig heeft zijn lijsten. Een klantenlijst, een openstaande posten lijst, omloopsnelheid van artikelen. Dergelijke lijsten.
Het tweede rapport. Waarbij de kracht van Power BI tot uitdrukking komt in de visualisaties en bewerkingen. 
>>Niet een lijst van klanten maar een taartdiagram van uw 10 beste klanten.
>>Niet een lijst met omloopsnelheden per artikel maar een trendlijn in een grafiek van welke de omloopsnelheid weergeeft.

In alle Dynamics 365 modules zijn geintegreerde Power BI grafieken en dashboards aanwezig.
Bijvoorbeeld in Business Central:

Maar ook in Dynamics 365 Sales:

2 Lokaal gebruik van Power BI

In deze tijd van Cloud apps is het soms prettig dat u ook eens iets lokaal kunt doen omdat de wifi bijvoorbeeld tijdelijk niet beschikbaar is. 
Power BI is als desktopapplicatie beschikbaar. U kunt daarmee op uw eigen computer dashboards maken die in een bestand bij elkaar zijn opgeslagen.

Met name als u veel met grote gegevensbronnen werkt is deze tool een goede aanvulling op de meer traditionele aanpak van het bewerken en downloaden van gegevens naar Exel. 
Power BI werkt sneller en geeft u veel meer mogelijkheden in het visualiseren van uw data. Denk aan de draaitabellen in Exel maar dan als mooie grafieken.
Er is een groot aantal connectoren beschikbaar om data in Power BI in te lezen.

Als u Power BI Desktop gebruikt is de eerste stap het ophalen van data

ophalen van data in Power BI
selecteren van gegevens in Power BI

Vervolgens krijgt u de gegevensbronnen te zien en kunt u selecteren welke data u in uw Dashboard wilt gebruiken.
Daarna kunt u de gegevens laden. 

3 Shared gebruik van Power BI

Zoals voor zo veel dingen geldt……. samen wordt alles leuker! 
Het is mooi dat u Power BI lokaal kunt gebruiken en mee kunt nemen op elk apparaat.
Het wordt nog mooier als u het dashboard kunt delen met collega’s. Door uw rapportages op te zetten en te delen met andere gebruikers creëert u 1 blik op de werkelijkheid.
⇨ Dat is beter dan dat iedereen zijn eigen Excel lijstje maakt.
⇨ Daar kunnen n.l. verschillen in zitten.
⇨ Nog los van de mogelijkheid in Excel om data te bewerken.

Neem als voorbeeld onderstaande kaartweergave van een Business Central demo database. Het gaat om verkooporders, ik heb op basis van het veld “Bill-to-City” een kaart visualisatie toegevoegd.‣

power BI kaart

Een direct beeld van de locatie waar uw omzet vandaag komt.  Hoe mooi is het om een dergelijk rapport te delen met uw team ten behoeve van het volgende sales overleg?
Na een druk op de knop publish is het rapport beschikbaar in uw Office 365 tenant* voor gebruikers die u toegang heeft gegeven.
* Een tenant kun je zien als een container waarin al jouw online services van Microsoft zijn opgeslagen. 

4 Single app

Een vierde mogelijkheid om Power BI te gebruik is als management analyse tool op een applicatie.
Dit vraagt om uitleg.

Hierbij is Power BI niet geïntegreerd in die applicatie zoals bij mogelijkheid 1 aangegeven. Stel bijvoorbeeld dat u een eigen systeem heeft voor urenregistratie. Met Power BI kunt u de rapportages maken en gebruik maken van de kracht ervan. U hoeft dan niet zelf eigen rapporten in de applicatie te (laten) bouwen. De tool bevat zelf immers al veel verschillende visualisaties en rapport templates.⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒

urenregistratie in Power BI

Het voordeel van het gebruik van Power BI is hier opnieuw de betrouwbaarheid en performance.
Betrouwbaar omdat het gaat over visualisatie van data.
Weergeven.
Dit in tegenstelling tot Excel waar per definitie nog bewerking van data mogelijk is. Vanuit mijn achtergrond als IT-auditor toch een belangrijk punt om te vermelden. Betrouwbaarheid kan nodig zijn om de vertrouwelijkheid te vergroten maar kan ook van belang zijn om de kwaliteit van uw beslissingsinformatie te verbeteren.

Als iedereen over dezelfde informatie beschikt en die klopt, komt dat de besluitvorming ten goede.

5 Cross platform, gebruik van Power Bi over meerdere applicaties

Een vijfde mogelijkheid is het gebruik van Power BI om de gegevens uit verschillende bronsystemen te combineren.
Doordat er zo veel connectors beschikbaar zijn kan dat enorm divers zijn. Denk bijvoorbeeld aan het combineren van uw verkoopinformatie uit uw financieel systeem en historische weerinformatie van het KNMI.🌞

Ik help u met een voorbeeld

Als u ijs verkoopt zult u het verband zien tussen uw verkopen en de perioden met hogere temperaturen.
Ander voorbeeld.
Uw verkoophistorie van apparaten en de informatie van uw leveranciers over onderhoudsperiodes. Gekoppeld aan uw CRM systeem geeft dat mogelijkheden om analyses te maken wanneer in de tijd en waar u onderhoudsactiviteiten (upsell mogelijkheden) kunt verwachten en bij welke klanten.

Of u koppelt uw Facebook pagina om te visualiseren wat de toename van de berichten is in de periode na een marketing campagne. Power BI geeft u de mogelijkheden om bronnen te combineren en verbanden te zoeken.
Big Data wordt zo wel heel toegankelijk.😃

Vragen stellen aan uw data?

Er zijn vele manieren om Power BI te gebruiken. Ik heb er hierboven vijf toegelicht. Een ding wil ik u echter nog niet onthouden.
Een functie die in elke gebruiksvorm nuttig kan zijn.
⇨ Want stelt u zich eens voor dat u uw Dashboard of Management Rapport gebruikt als beslissingsondersteunend systeem.
⇨ Dat u vragen kunt stellen aan uw data om uw besluitvormingsprocessen te ondersteunen.
Laat dat nu mogelijk zijn.
Power BI bevat een Q&A mogelijkheid waarmee u precies dat kunt doen: vragen stellen aan uw data.
Bij het formuleren van de vraag maakt de tool een visualisatie op basis van uw vraag. Die is uiteraard aan te passen maar zit al erg intelligent in elkaar.

Heeft u vragen over de inzet van Power BI

Dat kunnen wij ons voorstellen. 

Laat uw gegevens achter en wij nemen vrijblijvend contact met u op.

Ten slotte

Power BI is een moderne en flexibele tool voor het maken van en werken met business analytics, managementinformatie, dashboards, rapporten of hoe u het ook maar wilt noemen.
Doordat de tool volledig integreert in een diversiteit aan applicaties en uiteraard in Office 365 heeft u erg veel mogelijkheden om Power BI te gebruiken.
Natuurlijk is het belangrijk dat u weet hoe u met het systeem werkt. 

Ik noem Power BI wel eens het stucwerk van IT.

Het zijn de mooie gladde muren die de aandacht trekken maar het leidingwerk wat er achter zit is echt van groot belang.
Dat is met Power BI ook zo. Het datamodel dat u gebruikt bepaalt de kwaliteit van uw rapport. Als u het datamodel van de applicatie die u via deze tool wilt ontsluiten niet kent, wordt het moeilijk om heel snel goede overzichten te maken.
Gelukkig helpt Power BI u door de vele visualisatie mogelijkheden en het overzichtelijke proces van ophalen van data. Het toevoegen van groeperingen, sorteringen, optellingen en andere bewerkingen en ten slotte het gebruik en delen van uw rapportages.

Er zijn veel pagina’s waarop op meer informatie kunt vinden over Power BI.

Wilt u een gratis proefversie ontvangen

Daar helpen wij u graag bij!

Laat uw gegevens achter en wij regelen het voor u.
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Resolit | Out of the Box | Into the Cloud

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimme software oplossingen die u helpen in te spelen op de behoefte van uw klanten.

Stelt u zich eens voor wat dat voor uw bedrijf kan betekenen!